Cách dùng hàm COUNTIF trong Excel với nhiều trường hợp khác nhau

Bài viết này FASTCARE sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm COUNTIF trong EXCEL để thống kê dữ liệu lớn một cách chính xác và dễ dàng nhất.

Bạn làm khi sếp giao cho bạn một lượng dữ liệu lớn và bắt thống kê hết tất cả số đó. Đừng vò đầu ngán ngẩm nữa. Hãy đọc ngay bài viết này của FASTCARE để biết cách dùng hàm COUNTIF trong Excel thống kê các số liệu hoặc hoàn thành quá trình báo cáo nhanh chóng và chính xác nhé.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Cách dùng hàm COUNTIF trong Excel dễ hiểu và cụ thể 

Hiện nay, Microsoft Excel là một trong những công cụ văn phòng hữu hiệu và phổ biến nhất thế giới dùng để phân tích và quản lý dữ liệu. Trong quá trình làm việc với Excel  chúng ta thường phải đếm số lượng các giá trị trong những phạm vi/vùng cụ thể. Để có thể giải quyết vấn đề đó, hàm COUNTIF đã ra đời. 

Bạn có thể hiểu cơ bản rằng hàm COUNTIF sẽ cho phép bạn đếm số lần xuất hiện của một giá trị cụ thể nào đó trong phạm vi dữ liệu. Sử dụng hàm COUNTIF bạn có thể đếm số lượng giá trị số, văn bản hay ngày tháng phù hợp với điều kiện đã cho trước đó. Bạn có thể dùng hàm này để làm báo cáo, xây dựng biểu đồ thống kê dữ liệu cụ thể giúp bạn hình dung rõ ràng hơn các dữ liệu chính xác. 

Dưới đây là công thức và những cách dùng hàm COUNTIF trong Excel cụ thể nhé:

✤ Công thức của hàm COUNTIF trong Excel 

=COUNTIF(range;criteria). 

Trong đó:

Range chính là vùng cần đếm dữ liệu bắt buộc phải có

Criteria là điều kiện để đếm dữ liệu của Range. Đối số của criteria cần được đặt trong dấu khoặc kép, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.

✤ Cách dùng hàm COUNTIF trong Excel

Để có thể áp dụng hàm COUNTIF vào thực tế thì mình sẽ làm một số ví dụ cụ thể cho những trường hợp dùng hàm này cho mọi người dễ hiểu nhé:

► Ví dụ 1: Cách dùng hàm COUNTIF để đếm số lượng tên quả Chuối có trong bảng sau:

Mình sẽ áp dụng công thức sau: =COUNTIF(B2:B10,"chuối") và nhấn Enter để cho ra kết quả là 2 quả chuối như hình dưới đây.

Có 2 mặt hàng chuối trong bảng trên.

Ví dụ 1 cách dùng hàm Countif trong Excel

► Ví dụ 2: Cũng dựa vào bảng tính trên để tính số lượng mặt hàng lớn hơn 7kg

Ta có công thức như sau: =COUNTIF(C2:C10,">7") và nhấn Enter để cho ra kết quả như sau:

Chỉ có 1 mặt hàng có số kg lớn hơn 7.

Ví dụ 2 cách dùng hàm Countif trong Excel

► Ví dụ 3: Dựa trên bảng như trên để tìm số lượng hàng không phải chuối có trong bảng như sau:

Áp dụng công thức: =COUNTIF(B2:B10,"<>Chuối").

Ta có 7 mặt hàng không phải là chuối ở bảng trên.

Ví dụ 3 cách dùng hàm Countif trong Excel

► Ví dụ 4: Sử dụng hàm COUNTIF tìm kiếm đơn hàng có tên Lê sử dụng ký tự thay thế

Để có thể đếm được mặt hàng Lê bằng cách sử dụng ký tự thay thế thì ở đối số criteria, bạn hãy điền chữ cái đầu tiên của mặt hàng này vào theo sau đó sẽ là ký tự *. Cách này chỉ có thể áp dụng khi những mặt hàng có chữ cái đầu khác nhau thôi nhé.

Mình sẽ sử dụng công thức như sau: =COUNTIF(B2:B10,"L*") và tiếp tục nhấn Enter để thực hiện hàm thay thế. Kết quả như sau:

Trên đây mình đã đặt tên mặt hàng Lê bằng ký tự thay thế. Và đồng thời cũng tìm kiếm được ký mặt hàng đó trong bảng rồi nhé.

Ví dụ 4 cách dùng hàm Countif trong Excel

► Ví dụ 5: Cách dùng hàm COUNTIF trong bảng chấm công

So với 4 ví dụ trên thì ví dụ thứ 5 này sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Dựa vào điều kiện của người thực hiện tính toán bảng chấm công và cách tính lương của từng công ty là khác nhau sẽ áp dụng hình thức tính khác nhau. 

Mình sẽ lấy một trường hợp điển hình như sau nhé:

Áp dụng công thức sau: =COUNTIF(K47:AO47,"X")+0.5*COUNTIF(K47:AO47,"X/2")+2*COUNTIF(K47:AO47,"XX")+COUNTIF(K47:AO47,"P/2")+COUNTIF(K47:AO47,"P") và nhấn Enter để cho ra kết quả sau.

Trong đó: Nhân viên này ngày 20, 28 đi muộn

Ký hiệu X là một công đi làm đầy đủ 8 tiếng.

N là tính nửa ngày tức 4 tiếng.

P là ký hiệu phép.

Ví dụ 5 cách dùng hàm Countif trong Excela

Bạn có thể cảm thấy rất phức tạp với cách tính này, đây chỉ là một ví dụ trong hàng nghìn trường hợp tính khác nhau dựa trên hàm COUNTIF để tính công cho nhân viên, nhân sự sẽ dựa trên tiêu chí phù hợp của công ty mà xây dựng những công thức tính khác nhau. Thậm chí những công thức tính giữa những nhân viên cũng là khác nhau.

Có thể bạn cần:

Những trường hợp nào thì dùng hàm COUNTIF?

Dựa trên những ví dụ cụ thể trên bạn cũng có thể nhận biết sơ qua về những trường hợp sử dụng hàm COUNTIF rồi đúng không. Nhưng mình vẫn muốn tóm tắt lại những trường hợp cụ thể sử dụng hàm này cho mọi người dễ hiểu hơn:

Đếm số lần xuất hiện với một giá trị cụ thể

Đến dựa trên những điều kiện của văn bản.

Đếm dựa trên điều kiện số học.

Đếm dựa trên số lần một số nhất định xuất hiện.

Dựa trên ngày, tháng.

Đếm dựa trên điều kiện sự kết hợp với những hàm khác như AND hay OR.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Xác định sự xuất hiện của một mô hình nào đó.

Những trường hợp nào thì dùng hàm Countif

Hy vọng dựa trên những thông tin mà FASTCARE đã chia sẻ bạn có thể hiểu được cách dùng hàm COUNTIF trong Excel trong những trường hợp cụ thể trong công việc và cuộc sống. Chúc bạn làm chủ được Excel, giải mã được mọi hàm và luôn thuận lợi trong công việc. Ở bài sau, chúng mình sẽ đem đến cho mọi người những thủ thuật bổ ích khác nhé.