Cách dùng hàm IF trong EXCEL chuẩn và dễ

Hôm nay FASTCARE sẽ hướng dẫn bạn những cấu trúc và cách dùng hàm IF trong EXCEL chi tiết, dễ hiểu. Giúp bạn làm việc trên EXCEL thuận lợi hơn.

IF là một trong những hàm trong EXCEL khá quen thuộc với những người thường xuyên thao tác với máy tính. Mọi người sử dụng hàm IF để chọn những giá trị nhằm thỏa mãn điều kiện nào đó. Hàm IF cho phép bạn thực hiện so sánh logic giữa các giá trị mà bạn mong muốn, những câu lệnh IF có thể cho 2 kết quả. Vậy hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết cách dùng hàm IF trong EXCEL như thế nào nhé!

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Cách dùng hàm IF trong EXCEL vừa chuẩn lại vừa dễ

Trước khi đi vào những ví dụ chi tiết về cách dùng hàm IF trong EXCEL, mình sẽ giải thích những ký hiệu trong hàm IF cho mọi người hiểu đã nhé.

Cấu trúc của hàm IF như sau: = If(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false])     

Tức là: = If(Điều kiện; Giá trị 1; Giá trị 2)

Công thức cách sử dụng hàm IF trong Excel

Những tham số trên có nghĩa là:

  • Logical_test: Đây là điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định xem điều kiện này là đúng hay là sai)
  • Value_if_true: Giá trị trả về nếu như điều kiện đúng.
  • Value_if_false: Giá trị trả về nếu như điều kiện sai.
  • Dấu [ ]: Có nghĩa là không bắt buộc. Nếu như không điền giá trị  Value_if_true hoặc giá trị                                                                                       
  • Value_if_false thì hàm if vẫn sẽ trả về giá trị.

Các trường hợp cụ thể dùng hàm IF

✤ Ví dụ 1: Cách dùng hàm IF cơ bản

Giả dụ mình muốn nhóm các dòng có giá trị và những dòng có giá trị bằng 0 trong cột B (chia cột B thành 2 nhóm: một nhóm có giá trị bằng 0 và một nhóm có giá trị lớn hơn 9).

Mình sẽ đặt con trỏ chuột vào vị trí ô C1 để gõ công thức:

= IF(B2=0,”không”,”Có”), sau đó sẽ copy công thức vào những ô còn lại. Bảng sẽ trả kết quả như hình dưới đây:

Ví dụ 1 cách dùng hàm IF cơ bản

✤ Ví dụ 2: Cách dùng hàm IF nhiều điều kiện

Mình có bảng dữ liệu điểm số của những bạn sau. 

Cột D sẽ hiển thị kết quả xếp loại có điều kiện như sau:

Ví dụ 2 Cách dùng hàm IF nhiều điều kiện

Điều kiện bao gồm:

0<= Điểm < 5 - Xếp loại "Yếu"

5.5<= Điểm < 8.5 - Xếp loại "Khá"

8.5 >= Điểm - Xếp loại  "Giỏi"

Những kết quả sẽ được hiển thị ở cột D.

Dựa trên những dữ kiện đó mình sẽ sử dụng hàm IF để giải quyết như sau:

► Cách 1:

Tại ô D2 đặt công thức: =IF(C2 >=8.5, "Giỏi", IF(C2>=5.5, "Khá", "Yếu"))

Ví dụ 2 Cách 1, cách dùng hàm IF nhiều điều kiện

Giải thích: Điều kiện C>=8.5, nếu như đúng sẽ xếp loại Giỏi và nếu như sai sẽ xếp loại (khá hoặc yếu). Điều kiện B2>=5.5, nếu như đúng sẽ xếp loại Khá, và ở đây không cần phải để điều kiện <8.5 nữa vì ở trước đó mình đã để điều kiện >=8.5 rồi,bởi vậy hiển nhiên trường hợp còn lại sẽ phải xếp loại Yếu.

► Cách 2: 

Tại ô D2 mình sẽ để công thức: =IF(C2>0,IF(C2<5.5,"Yếu",IF(C2<8.8,"Khá","Giỏi")))

Những điều cần chú ý khi sử dụng hàm IF

Bạn không nên lồng quá nhiều điều kiện khi sử dụng hàm IF, điều này dễ gây sai sót và khó kiểm soát, nhiều hàm sẽ dễ bị sai hoặc bị thiếu ký tự như dấu ngoặc đơn, dẫn đến những kết quả trả về bị sai hoặc sẽ không thể hiển thị được. Từ đó bạn phải mất công dò lại từng điều kiện để tìm lỗi sai.

Bạn đã biết EXCEL chỉ cho phép bạn lồng tối đa 64 hàm IF khac nhau. Nhưng bạn rất không nên làm như vậy. Bởi vì:

Nhiều câu lệnh IF sẽ đòi hỏi bạn phải suy nghĩ rất nhiều để cho ra được lệnh chính xác và có thể đảm bảo tính logic cho các lệnh để khi hàm chạy trả về kết quả chính xác. Nếu như bạn lồng những câu lệnh không chính xác tuyệt đối thì khả năng 75% là công thức sẽ hoạt động và 25% còn lại sẽ trả về kết quả sai. 

Nhiều câu lệnh trong hàm IF khó để duy trì, đặc biệt khi bạn quay lại một thời gian và cố tìm  điều mà bạn cố gắng thực hiện.

Các câu lệnh IF đòi hỏi bạn phải thực hiện nhiều dấu mở và đóng ngoặc tròn (), nên sẽ rất khó có thể quản lý những công thức dài.

Những điều cần chú ý khi sử dụng hàm IF

Một số lỗi bạn thường gặp khi sử dụng hàm IF và cách khắc phục

Dưới đây là những lỗi phổ biến mà mình đã từng gặp phải nhé:

#DIV/0!: Xuất hiện hiện khi công thức của bạn đang cố chia một giá trị cho 0.

#VALUE!: Xuất hiện khi bạn nhập sai dữ liệu vào công thức.

#NAME?: Hiện khi bạn đã nhập sai tên hàm trong công thức.

#REF!: Các ô công thức hoặc những ô tham chiếu đã được di chuyển. Những ô tham chiếu trong công thức không còn tồn tại nữa.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Bài viết này mình đã hướng dẫn mọi người cách dùng hàm IF trong EXCEL, một trong những hàm được dùng nhiều nhất trong EXCEL. Đây là hàm có tính chất kiểm tra một điều kiện và trả về kết quả một giá trị nếu như đáp ứng đúng điều kiện. Hy vọng qua bài viết bạn có thể hiểu và áp dụng được hàm IF thuận lợi hơn nhé.

Có thể bạn cần: