Tất tần tật về cách dùng tính năng Breakout Room trên Zoom

Bạn đã biết cách phân chia các nhóm họp nhỏ trên Zoom chưa? Cùng FASTCARE tìm hiểu cách dùng tính năng Breakout Room trên Zoom nhé!

Breakout Room là một trong những tính năng phổ biến nhất trên Zoom, tạo ra trải nghiệm online tối ưu bằng cách cho phép bạn chia thành các nhóm để thảo luận nhỏ hơn, tập trung hơn. 

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Cùng FASTCARE tìm hiểu tính năng Breakout Room là gì, cách dùng tính năng Breakout Room trên Zoom trong cuộc họp tiếp theo của bạn nhé!

Cách dùng tính năng Breakout room trên Zoom

Tính năng Breakout Room là gì? 

Breakout Room là lựa chọn tuyệt vời cho những cuộc họp khi bạn tìm cách chia nhóm thảo luận trong Zoom để có sự cộng tác chặt chẽ cũng như thảo luận nhóm nhỏ. Bạn có thể tạo tối đa 50 phòng họp riêng biệt cùng một lúc.

Người tổ chức cuộc họp có thể chia người tham gia thành các phiên riêng biệt một cách tự động hoặc thủ công và có thể chuyển đổi giữa các phiên bất kỳ lúc nào. 

Những người tham gia nhóm có đầy đủ khả năng chia sẻ âm thanh, video và màn hình.

Breakout Room chỉ có thể được bắt đầu bởi người chủ trì cuộc họp.

Người tham gia có thể tham gia các phòng Breakout Room từ máy tính để bàn Zoom, ứng dụng di động, điện thoại.

✪ Lưu ý:

✤ Nếu cuộc họp được ghi trên đám mây, cuộc họp sẽ chỉ ghi lại phòng chính, bất kể người chủ trì cuộc họp đang ở phòng nào. 

✤ Nếu sử dụng tính năng ghi cục bộ, cuộc họp sẽ ghi lại phòng mà người tham gia đang ghi âm đang ở trong đó. Người tham gia cũng có thể ghi âm lại nội dung.

 

Một số trường hợp có thể cần sử dụng Breakout Room

  • Buổi định hướng cho nhân viên mới hoặc sinh viên
  • Nhóm thảo luận trong lớp học hoặc đào tạo
  • Buổi động não và tư duy thiết kế
  • Các buổi cố vấn (bạn có thể tập hợp một nhóm người cố vấn và người được cố vấn lớn hơn để bắt đầu, sau đó chia mỗi cặp thành một phòng để thảo luận riêng)
  • Giờ hành chính (cho phép mọi người tham dự cuộc họp của bạn và nếu bạn cần thảo luận điều gì đó riêng tư hơn, hãy tạo một phòng đột phá đặc biệt cho bạn và một người khác)
  • Câu đố gắn kết nhóm hoặc các hoạt động khác

Hướng dẫn cách dùng tính năng Breakout Room trên Zoom (Người chủ trì)

✪ Lưu ý: Bạn cũng có thể chỉ định trước người tham gia vào phòng họp nhóm khi lên lịch cuộc họp thay vì quản lý họ trong cuộc họp.

 Bước 1: Từ điều khiển cuộc họp của bạn, hãy nhấp vào Breakout Room.

Hướng dẫn cách dùng tính năng Breakout Room trên Zoom (Người chủ trì) bước 1

Bước 2: Chọn số lượng phòng bạn muốn tạo và cách bạn muốn chỉ định người tham gia vào các phòng đó (tự động hoặc thủ công). Sau đó nhấp vào Tạo phòng.

Hướng dẫn cách dùng tính năng Breakout Room trên Zoom (Người chủ trì) bước 2

✪ Lưu ý: Bạn có thể chia phòng bằng nhiều cách khác nhau:

Tự động: Người tham gia sẽ được xếp vào phòng một cách ngẫu nhiên.

Bằng tay: Bạn có thể tạo từng phòng và chỉ định người tham gia vào các phòng riêng lẻ. Nếu bạn cần kiểm soát những người tham gia nào được sắp xếp cùng nhau thì đây là tùy chọn dành cho bạn.

Sự lựa chọn của người tham gia: Cung cấp cho người tham gia khả năng chọn phòng họ muốn tham gia. Bạn có thể đặt tên cho các phòng dựa trên chủ đề thảo luận và cho phép người tham gia chọn phòng nào họ thích — thậm chí họ có thể tự di chuyển giữa các phòng.

Tùy chọn cho Breakout Room

Phòng của bạn sẽ được tạo nhưng sẽ không tự động bắt đầu, bạn có thể dễ dàng quản lý các phòng trước khi bắt đầu với vài bước sau đây:

Bước 1: Sau khi tạo phòng họp nhóm, nhấp vào Options (Tùy chọn) để xem các tùy chọn bổ sung.

Bước 2: Kiểm tra bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn sử dụng cho phòng họp nhóm của mình. Bạn có thể tự động di chuyển tất cả người tham gia vào phòng đột phá, cho phép người tham gia quay lại phiên chính bất kỳ lúc nào và đặt giới hạn thời gian.

Bước 3: Thực hiện theo các bước bên dưới để chỉ định người tham gia vào các phòng hoặc nhấp vào Open All Rooms (Mở tất cả các phòng) để bắt đầu các phòng họp nhóm.

Tùy chọn cho Breakout Room

Chỉ định người tham gia vào Breakout Room

Để chỉ định người tham gia vào phòng của bạn, hãy chọn Chỉ định ( Assign) bên cạnh phòng bạn muốn chỉ định người tham gia và chọn những thành viên bạn muốn chỉ định vào phòng đó. Thực hiện thao tác này lặp lại điều này cho mỗi phòng.

Chỉ định người tham gia vào Breakout Room bước 1

Khi một người tham gia đã được chỉ định (thủ công hoặc tự động), số lượng người tham gia sẽ hiển thị thay cho nút Chỉ định.

Chỉ định người tham gia vào Breakout Room bước 2

Chuẩn bị Breakout Room trên Zoom

Sau khi chỉ định người tham gia vào phòng theo cách thủ công hoặc tự động, bạn có thể sắp xếp lại theo ý định của bản thân. Những người tham gia không được chỉ định tham gia Breakout Room sẽ vẫn còn trong cuộc họp chính khi các phòng được bắt đầu.

  • Chuyển đến ( Move to) (người tham gia): Chọn phòng để chuyển người tham gia đến.
Chuẩn bị Breakout Room trên Zoom bước 1
  • Trao đổi (Exchange) (người tham gia): Chọn người tham gia ở phòng khác để trao đổi người tham gia được chọn với.
Chuẩn bị Breakout Room trên Zoom bước 2

Bạn cũng có thể xóa phòng, tạo lại phòng, thêm phòng hoặc mở tất cả các phòng.

Quản lý các phòng Breakout Room

Sau khi các phòng đã được bắt đầu, những người tham gia được yêu cầu tham gia Breakout Room. Người chủ trì vẫn tham gia cuộc họp chính cho đến khi tham gia phiên theo cách thủ công.

Từ đây, bạn có thể tham gia hoặc rời khỏi phòng họp nhóm hoặc đóng tất cả các phòng.

Quản lý các phòng Breakout Room

Yêu cầu giúp đỡ trong Breakout Room

Những người tham gia trong phòng họp nhóm có thể yêu cầu người chủ trì cuộc họp tham gia cuộc họp của họ bằng cách nhấp vào Yêu cầu trợ giúp (Ask for Help).

Yêu cầu giúp đỡ trong Breakout Room bước 1

Chủ nhà sẽ được nhắc tham gia phòng nơi yêu cầu bắt nguồn.

Nhấn Join Breakout Room để tham gia phòng.

Yêu cầu giúp đỡ trong Breakout Room bước 2

Phát thông báo tới tất cả các phòng Breakout Room 

Người chủ trì có thể phát tin nhắn đến tất cả các phòng đột phá để chia sẻ thông tin với tất cả người tham gia.

Bước 1: Nhấp vào  Breakout Rooms trong điều khiển cuộc họp.

Phát thông báo tới tất cả các phòng Breakout room bước 1

Bước 2: Nhấp vào Phát tin nhắn tới tất cả mọi người (Broadcast a message to all), nhập tin nhắn của bạn và nhấp vào Phát (Broadcast).

Phát thông báo tới tất cả các phòng Breakout Room bước 2

Bước 3: Bây giờ, thông báo sẽ xuất hiện cho tất cả những người tham gia Breakout Room.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Phát thông báo tới tất cả các phòng Breakout Room bước 3


Tóm lại, bạn nhớ đảm bảo Zoom đã được cập nhật cũng như hiểu được cách dùng tính năng Breakout Room trên Zoom trong cuộc họp tiếp theo. Đừng quên theo dõi FASTCARE để cập nhật những mẹo hay mỗi ngày!

Xem thêm nè: