Hướng dẫn cách làm bảng chấm công theo tháng trong Excel

Muốn tìm hiểu cách làm bảng chấm công theo tháng trong Excel để tối ưu hóa thời gian làm việc? Thao khảo ngay bài viết sau của FASTCARE nhé!

Nếu đang cần những cách tiện lợi để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên thì bạn đã đến đúng nơi! Trong bài viết này, FASTCARE sẽ hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công theo tháng trong Excel đơn giản, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Khái niệm bảng chấm công

Bảng chấm công là một tài liệu được sử dụng để ghi chép thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên. Trong bảng chấm công thường có các thông tin như sau:

Họ tên nhân viên: Đơn giản là tên của nhân viên đang được ghi lại trên bảng chấm công.

Ngày: Ngày cụ thể mà nhân viên đó thực hiện công việc.

Giờ vào: Thời điểm mà nhân viên bắt đầu công việc.

Giờ ra: Thời điểm kết thúc công việc của nhân viên.

Tổng giờ làm việc: Số giờ tích lũy mà nhân viên đã làm.

bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công chính là cơ sở để tính lương hàng tháng cho nhân viên. Điều này làm cho nó trở nên vô cùng quan trọng đối với các quản lý doanh nghiệp. Ngày nay, để thuận tiện, bảng chấm công thường được tạo ra thông qua các ứng dụng như Excel hoặc sử dụng các phần mềm chấm công chuyên nghiệp (có những phần mềm miễn phí và một số yêu cầu chi trả phí).

Tại sao cần lập bảng chấm công?

Mục đích chính của việc lập bảng chấm công là ghi lại thời gian làm việc của nhân viên. Bảng chấm công không chỉ giúp tính lương mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tính bảo hiểm và các quyền lợi khác cho nhân viên. Nó cũng được sử dụng để kiểm soát thời gian làm việc, đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ đúng quy định.

Dưới đây là một số mục đích cụ thể của việc sử dụng bảng chấm công:

  • Tính lương: Bảng chấm công là cơ sở để tính lương, bao gồm lương cơ bản, tiền làm thêm giờ, thưởng, và các khoản khác.
  • Tính bảo hiểm: Sử dụng để tính toán các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp dựa trên số giờ làm việc.
  • Theo dõi thời gian làm việc: Giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên để đảm bảo tuân thủ quy định.
  • Quản lý nhân viên: Bảng chấm công cũng hỗ trợ quản lý nhân viên bằng cách theo dõi tình trạng nghỉ phép, nghỉ ốm và các thông tin liên quan.
cách làm bảng chấm công theo tháng trong Excel

Bảng chấm công không chỉ là công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo thanh toán lương cũng như các quyền lợi cho nhân viên một cách chính xác. Dưới đây là cách tạo bảng chấm công trong Excel cực dễ. Cùng tiếp tục theo dõi nhé!

Chắc ai đó cũng cần:

Cách làm bảng chấm công theo tháng trong Excel

Cách tạo bảng chấm công trên Excel theo tháng khá đơn giản, bạn thực hiện theo các bước sau:

Xác định quy mô bảng chấm công

Trước khi bắt đầu tạo bảng chấm công trên Excel, quan trọng nhất là bạn phải hiểu rõ mô hình và cách thức tạo nó. Khi tạo bảng chấm công, hãy xác định rõ những thông tin cần có. Nếu bạn vẫn chưa rõ về mô hình bảng chấm công, hãy tham khảo các gợi ý dưới đây:

Tạo 1 file chấm công với 13 sheet, trong đó có 1 sheet chứa danh sách nhân viên cần chấm công và 12 sheet khác tương ứng với 12 tháng trong năm.

Mỗi sheet chấm công sẽ bao gồm khoảng 20 nhân viên hoặc nhiều hơn, tùy thuộc vào số lượng nhân sự của từng phòng ban tại công ty.

Mỗi nhân viên sẽ có một ký hiệu chấm công riêng biệt, duy nhất cho cả 12 tháng.

Bảng chấm công sẽ chứa các cột thứ, ngày, tháng. Các ô tương ứng với thứ bảy và chủ nhật có thể được làm nổi bật bằng màu nền khác nhau.

Công của nhân viên sẽ được ghi chú vào từng ngày và tổng kết vào ngày cuối cùng của tháng.

Tên của nhân viên trong các sheet chấm công sẽ trùng khớp với danh sách nhân viên ở sheet riêng biệt.

Xác định quy mô bảng chấm công

Sau khi hoàn thành việc xây dựng biểu mẫu cho bảng chấm công, hãy tiến hành tạo bảng chấm công trên Excel một cách tự động. Dưới đây, FASTCARE sẽ hướng dẫn cách tạo bảng chấm công đẹp mắt và dễ dàng.

Tạo bố cục trong sheet

Như đã đề cập trước đó, bảng chấm công gồm 13 sheet, tuy nhiên, bạn chỉ cần tạo hai sheet là "Danh sách nhân viên" và "Tháng 1". Các sheet từ tháng 2 đến tháng 12 có thể được sao chép từ sheet "Tháng 1" bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl + CCtrl + V. Đảm bảo sheet "Tháng 1" được thiết lập chính xác để giảm thiểu cần chỉnh sửa nhiều lần.

Tạo sheet "Danh Sách Nhân Viên"

Tạo sheet đầu tiên là "Danh sách nhân viên". Trong sheet này, bạn sẽ tạo các cột thông tin như số thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, số CCCD, ngày vào làm, và nhiều thông tin khác. Nhớ nhập nội dung từ cột B và dòng 4 để dễ dàng liên kết với các sheet khác.

Tạo sheet

Tạo sheet "Tháng 1"

Trong trang tính cho Tháng 1, bước đầu tiên là tạo sườn và thiết lập những mục nhỏ cho bảng chấm công của bạn. Cụ thể, bạn sẽ cần thêm những thông tin sau:

Tên bảng: Bảng chấm công sẽ nằm từ ô B3 đến E3.

Tháng năm chấm công: Ô B4 đến E4 là nơi chứa thông tin về tháng và năm chấm công.

Bộ phận: Thông tin về bộ phận sẽ xuất hiện tại ô B5.

Định mức ngày chấm công: Từ ô B6 đến E6 là khoảng bạn cần để nhập định mức ngày chấm công.

Các cột chính: Bao gồm số thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày trong tháng (31 cột), quy ra công (5 cột), và ghi chú (1 cột).

Tạo sheet

Sau khi bạn đã thêm đầy đủ các cột với nội dung như trên, hãy điều chỉnh độ rộng của từng cột sao cho chữ trong mỗi ô đều hiển thị rõ ràng. Đơn giản chỉ cần di chuyển con chuột đến giữa thanh ngăn cách giữa các cột trong bảng, và bạn sẽ có thể tùy chỉnh độ rộng một cách dễ dàng.

Tạo ngày tháng 

Quan trọng nhất là bước tạo ngày tháng trong bảng chấm công, bao gồm các bước như sau:

Tại ô B4 nhập "Tháng", ô D4 nhập số 1, E4 nhập chữ “Năm”, F4 nhập năm.

Tạo ngày tháng bước 1

Tại ô E9, nhập hàm =date(F4,D4,1) và định dạng ngày tháng.

Tạo ngày tháng bước 2

Tại ô F9, nhập hàm =E9+1, rồi sao chép từ F9 đến AI9 gõ Ctrl + R.

Tạo ngày tháng bước 3

Tại ô E10, nhập hàm =IF(WEEKDAY(E9)=1,"CN",WEEKDAY(E9)). Tiếp theo, để làm cho ô từ E10 đến AI10 có định dạng đặc biệt, bạn chỉ cần bôi đen khu vực đó, sau đó nhấp chuột phải và chọn "Format Cell", chọn "Custom". Ở mục Type gõ "TGeneral", sau đó nhấn Ok.

Tạo ngày tháng bước 4

Bôi đen từ E10:E30 đến AI10:AI30. Sau đó, chọn Conditional Formatting và nhấp vào New rule. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính của bạn. Ở đây, hãy chọn Use a formula to determine which cells to format và nhập công thức =if(E$9="CN",1,0) vào ô trống. Tiếp theo, nhấp vào nút Format. Cuối cùng, chọn Fill và chọn màu nền cho ô sau đó nhấn Ok để những ngày chủ nhật có màu khác.

Tạo ngày tháng bước 5

Nhớ rằng, việc tạo bảng chấm công trên Excel cần sự tỉ mỉ và chú ý đến các chi tiết để đảm bảo sự chính xác.

Đặt ký hiệu chấm công cho bảng

Đầu tiên, để tạo độ nhận biết cho một số tình huống chấm công cụ thể, bạn cần đặt ký hiệu riêng biệt. Ký hiệu này cần phải khác nhau giữa các loại công và đồng nhất qua các tháng trong năm. Hãy tạo một danh sách nhỏ dưới bảng tính và ghi chú các tình huống và ký hiệu tương ứng. Sau đó, nhập từng loại công vào các ô trong phần "Quy ra công" của bảng. Dưới đây là một số ký hiệu chấm công bạn có thể tham khảo:

Ngày công đầy đủ, đi làm đúng giờ: Ký hiệu là X.

Nửa ngày công, làm 1 buổi và nghỉ 1 buổi: Ký hiệu là V.

Nghỉ làm nửa buổi hoặc cả ngày nhưng vẫn được hưởng lương: Ký hiệu là P.

Nghỉ nhưng không có lương: Ký hiệu là K.

Trường hợp mang thai, đau ốm: Ký hiệu là O.

Tạo công thức tính công

Bước cuối cùng là đặt hàm công thức tính công. Bạn sẽ cần nhập hàm vào từng loại công để tính số buổi mà nhân viên đã đi làm đầy đủ, đúng giờ làm nửa ngày, nghỉ ốm, và các trường hợp khác.

Tại cột AI11: =COUNTIF(E11:AI11,G34).

Tại cột AK11: =COUNTIF(E11:AI11,G35).

Tại cột AL11: =COUNTIF(E11:AI11,G36).

Tại cột AM11: =COUNTIF(E11:AI11,G37).

Tại cột AN11: =COUNTIF(E11:AI11,G38).

Tạo công thức tính công

Khi đã nhập đầy đủ các hàm vào dòng 11, hãy kéo chuột từ dòng 11 xuống hết bảng để sao chép công thức tính cho các dòng khác. Sau đó, sao chép sheet chấm công này sang các trang tính còn lại từ tháng 2 đến tháng 12.

Lưu ý khi tạo bảng chấm công

Bạn đã biết cách làm bảng chấm công theo tháng trong Excel rồi, nhưng trong quá trình tạo bảng chấm công, không thể tránh khỏi những thách thức và lỗi phát sinh. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi bạn làm bảng chấm công:

Đảm bảo đồng bộ giữa các sheet chấm công về ký hiệu, hàm công thức tính và cách thức hoạt động.

Trước khi tạo hàng và cột, xác định rõ tiêu chí để tạo một bảng lớn. Sau đó, chia nhỏ các mục trong các danh mục lớn, điền dữ liệu từng bước để tránh sai sót.

Khi hoàn thành việc nhập liệu và chấm công, đặt chú thích về ngày, giờ để dễ kiểm tra và tránh nhầm lẫn.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Cách làm bảng chấm công theo tháng trong Excel thật đơn giản đúng không nào! Việc thiết kế một bảng chấm công không chỉ đơn thuần là ghi lại thời gian làm việc của nhân viên mà còn là quy trình quan trọng để quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có những kỹ năng cần thiết để tạo ra bảng chấm công hiệu quả và phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự trong doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!