Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel với nhiều điều kiện

Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và tiện lợi bằng cách lọc dữ liệu trong Excel với nhiều điều kiện. Cùng theo dõi trong bài viết dưới đây nhé.

Khi bạn thao tác với các chuỗi dữ liệu lớn thì việc tìm các thông tin liên quan cũng sẽ là một thách thức. Tuy nhiên, Microsoft Excel sẽ giúp bạn thu hẹp tìm kiếm dễ dàng hơn bằng các công cụ lọc dữ liệu đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích. Thông tin trong bài viết dưới đây sẽ bạn hiểu rõ hơn về cách lọc dữ liệu trong Excel với nhiều điều kiện

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel với nhiều điều kiện đơn giản nhất

Hàm trích xuất dữ liệu có điều kiện trong Excel được sử dụng là hàm Filter và hàm Advanced Filter: 

Sử dụng hàm Filter để lọc dữ liệu theo điều kiện

Bước 1: Trước tiên bạn chỉ cần bôi đen vùng mà bạn cần phải lọc dữ liệu, tiếp đến bạn chọn thẻ Data và bạn chọn vào biểu tượng Filter. Lúc này, các mũi tên sẽ xuất hiện trên mỗi hàng tiêu đề của bảng dữ liệu của bạn.

Chọn file tại tab Data

Bước 2: Bạn hãy chọn mũi tên ở cột nào trong bảng dữ liệu mà mình muốn lọc và tích bỏ chọn mục select all => và chọn vào giá trị cần lọc, cuối cùng thì bạn nhấn OK.

Chọn giá trị cần lọc

Bạn có thể lọc nhiều giá trị khác nhau, những cách này sẽ không khả thi đối với những trường hợp mà có quá nhiều giá trị.

Lọc dữ liệu có điều kiện bằng hàm Advanced Filter 

Trích lọc dữ liệu với 1 điều kiện

Với lượng dữ liệu lớn, bạn nên sử dụng phương pháp này để lọc dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng.

Ví dụ: Bạn muốn lọc những học sinh có điểm kiểm tra văn học lớn hơn 5. Danh sách đã lọc sẽ được đặt ở một ví khác để thuận tiện cho quá trình in ấn.

Bước 1: Trước tiên bạn cần đặt điều kiện với tiêu đề cột và giá trị để xác định điều kiện. Tên tiêu đề của bạn cần khớp với các tiêu đề trong bảng bộ lọc nơi dữ liệu cần được lọc. 

Bước 2: Tiếp theo đó bạn vào thẻ Data và chọn biểu tượng Advanced.

Kết quả sau lọc

Bước 3: Sau khi hộp thoại Advanced đã xuất hiện, chọn vào mục Copy to another location để lựa chọn nội dung đã trích lọc sang vị trí mới.

Mục List range: Nhấn vào mũi tên để chọn phạm vi dữ liệu chứa dữ liệu muốn lọc.

Mục Criteria range dùng để lựa chọn điều kiện lọc dữ liệu.

Mục Copy to để lựa chọn vị trí muốn chọn phần và dán nội dung dữ liệu đã lọc.

Chọn mục Copy to Another location

Bước 4: Cuối cùng bạn tích chọn vào OK.

Dữ liệu này đã được trích xuất sang vị trí mới mà bạn đã chọn trước đó.

Cách lọc dữ liệu có nhiều điều kiện trong Excel

Khi lọc dữ liệu chứa nhiều điều kiện, bạn cần lưu ý các điều kiện nằm trên cùng một hàng, tên tiêu đề cột chứa điều kiện lọc phải khớp với tên tiêu đề cột trong bảng dữ liệu nguồn.

Ví dụ: bạn muốn lọc những học sinh có điểm lớn hơn 6 ở môn Văn và Toán. Đầu tiên bạn cần tạo cột có điều kiện, sau đó vào tab Data và chọn biểu tượng Advanced.

Tương tự như lọc dữ liệu sử dụng một điều kiện thì cách lọc dữ liệu có nhiều điều kiện trong Excel bạn sẽ chọn tất cả các điều kiện đã tạo trước đó. Kết quả trích xuất dữ liệu có thể thu được khi thỏa mãn 2 điều kiện: điểm kiểm tra môn văn và điểm kiểm tra môn toán lớn hơn 6

Một số lưu ý lọc dữ liệu trong Excel với nhiều điều kiện

Với cách lọc dữ liệu với nhiều điều kiện trong Excel thì cần lưu ý một số điểm sau để tránh mắc lỗi hàm: 

Hàm FILTER chỉ hỗ trợ phiên bản Excel 365.

Tham số [Array] không bắt buộc phải chứa hàng tiêu đề.

Tham số [Include] bắt buộc phải có số hàng hoặc số cột tương ứng với vùng dữ liệu cần lọc.

Kết quả trả về dưới dạng mảng dữ liệu, không đi kèm định dạng của vùng dữ liệu gốc.

Lọc bằng nhiều điều kiện

Một số lỗi thường gặp khi lọc dữ liệu trong Excel với nhiều điều kiện

Khi sử dụng hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel thường mắc phải những lỗi về hàm. Việc hiểu rõ nguyên nhân, đặc điểm của các lỗi thường gặp sau đây sẽ giúp bạn chỉnh sửa được các công thức hàm phù hợp và thu được kết quả lọc dữ liệu như mong muốn.

Lỗi #CALC!

Lỗi #CALC! sẽ xảy ra khi bảng dữ liệu của bạn không có giá trị đáp ứng tiêu chí lọc. Sau đó, bạn có thể điền tham số [If_empty] hoặc tiếp tục lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí khác.

Lỗi #NA!, #VALUE!

Lỗi #NA!, #VALUE!, ... xảy ra do tham số [Include] chứa giá trị hoặc điều kiện lỗi không hợp lý. Ví dụ: số dòng không tương ứng với phạm vi bộ lọc. Lúc này, bạn cần điều chỉnh thông số [Include] cho phù hợp.

Lỗi #SPILL! 

Lỗi #SPILL! xảy ra khi vùng đầu ra chứa các giá trị khác. Tại thời điểm này, bạn cần đảm bảo rằng không có giá trị nào khác được lẫn vào khu vực này.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Như vậy, việc áp dụng lọc dữ liệu trong Excel giúp các bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và tăng tính hiệu quả cho công việc. Hy vọng qua bài viết trên thì các bạn đã nắm rõ được cách lọc dữ liệu trong Excel với nhiều điều kiện và áp dụng thành công.

Có thể bạn quan tâm: