Hướng dẫn sử dụng Mail Merge Word để trộn văn bản đơn giản

Mail Merge Word là một tiện ích có thể tạo ra hàng loạt những bản sao nội dung đến với các email khác nhau. Cùng FASTCARE tìm hiểu rõ tính năng chi tiết ngay!

Mail Merge Word là công cụ rất hữu ích có trong Microsoft Word giúp bạn có thể tự động hoá việc tạo các tài liệu có nội dung giống nhau nhưng các thông tin chi tiết khác nhau. Tiện ích này sẽ giúp bạn nắm bắt dễ dàng các bước để tạo ra những bức thư, nhãn hoặc danh sách cá nhân chỉ với các thao tác đơn giản. Sau đây FASTCARE sẽ hướng dẫn sử dụng tiện ích chi tiết qua bài viết sau.

Mail Merge là gì?

Vậy Mail Merge là gì? Từ ngữ này có nghĩa là trộn thư, là quá trình tự động hoá việc gộp thông tin từ một nguồn dữ liệu chung. Cụ thể như gộp danh sách địa chỉ email hoặc danh sách khách hàng vào chung một tài liệu Word. Từ đó, người dùng có thể tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó với nhiều thông tin khác nhau.

Mail Merge Word sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi thực hiện tạo nhiều bản sao của một tài liệu có chung nội dung với nhiều thông tin khác nhau. Cụ thể là các thư mời tham gia, giấy khen,... Thay vì cung cấp thông tin một cách thủ công thì cách Mail Merge trong Word sẽ giúp bạn tự động thêm thông tin vào tài liệu đó nhanh chóng.

Bên cạnh việc trộn thư, tính năng Mail Merge Word còn giúp bạn hạn chế tình trạng sai sót khi điền thông tin một cách thủ công. Ngoài ra, tính năng còn có phép bạn nhập thông tin một lần và sử dụng lại những thông tin đó cho nhiều bản sao khác của tài liệu. Ví dụ, bạn có thể tạo ra nhiều bức thư mới có tên riêng, địa chỉ của từng người khác nhau một cách tự động.

Cấu trúc Mail Merge Word gồm gì?

Trước khi tìm hiểu cách Mail Merge trong Word chi tiết, đầu tiên, bạn cần tìm hiểu về cấu trúc của Mail Merge. Sau đây là những thành phần quan trọng có trong Mail Merge hiện nay, cụ thể như sau:

Dữ liệu nguồn

Đây là tập hợp các thông tin có thể thay đổi trong thư khi sử dụng Mail Merge Word. Thay đổi này xảy ra khi người dùng thực hiện việc tạo ra hàng loạt thư dựa trên mẫu cố định gồm các thông tin:

• Họ và tên của người nhận
• Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức
• Địa chỉ email của người nhận

Ngoài Word, dữ liệu nguồn có thể bao gồm danh sách được tạo từ Excel, danh bạ của người gửi hoặc bất kỳ loại văn bản nào có cấu trúc liệt kê và phân loại thông tin chi tiết.

Nội dung

Nội dung trong Mail Merge Word sẽ gồm các thông tin chung và thông tin mà bạn muốn tự điều chỉnh dựa vào danh sách của dữ liệu nguồn, cụ thể:

• Họ tên và Email của người gửi và người nhận
• Nội dung chính của bức thư hoặc tài liệu

Sự kết hợp giữa nội dung và dữ liệu nguồn trong Mail Merge Word sẽ giúp tạo ra nhiều bản sao thư có nội dung khác nhau dựa trên danh sách từ dữ liệu nguồn. Đây là những yếu tố giúp bạn có thể tạo nên nhiều tài liệu cá nhân hoá dựa trên những thông tin từ dữ liệu nguồn. Từ đó, việc gửi thư hoặc tạo tài liệu tuỳ chỉnh sẽ nhanh chóng, dễ dàng.

Có thể bạn quan tâm:

• Mách bạn cách copy trang Word không bị lỗi định dạng
• Cách khắc phục chữ bị tách đôi khi xuống dòng trong Word

Hướng dẫn cách Mail Merge trong word trộn văn bản đơn giản

Mail Merge Word là một trong những thao tác quan trọng mà bạn cần biết khi sử dụng Microsoft Words. Cách làm thực chất không hề khó như bạn nghĩ mà ngược lại thao tác của việc này khá đơn giản. Để có thể thực hiện thao tác Mail Merge dễ dàng, bạn có thể tự học cách Mail Merge trong Word theo các bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Khởi động chương trình Microsoft Word rồi nhấn vào tab “Mailings”, chọn mục “Start Mail Merge”, tiếp tục chọn “Step-by-step Mail Merge Wizards…”

• Bước 2: Tại mục “Select Document Type”, hãy bấm vào loại thư cần gửi như Letters, Email Messenger, Labels,...

• Bước 3: Ở bước này, bạn cần chọn mẫu để sử dụng, cụ thể như sau:
• Use the current document: Nghĩa là bạn sẽ chọn dùng file hiện tại.
• Start from a template: Tức là bạn sẽ sử dụng mẫu có sẵn.
• Start from existing document: Bạn sẽ dùng mẫu trong thư mục có trên máy tính.

Sau khi đã chọn mẫu mà bạn cần, hãy nhấp vào mục “Next: Select recipients” để tiếp tục thao tác.

• Bước 4: Tạo dữ liệu cần nhập vào mẫu thư hoặc tạo mới danh sách bằng cách click vào mục “Type a new list” rồi chọn “Create” để mở hộp thoại.

• Bước 5: Ở hộp thoại “New Address List”, tiếp tục chọn vào ô “Customize Columns…” ở bên dưới. Sau đó, bạn đã có thể chỉnh sửa tên trường dữ liệu sao cho phù hợp với mẫu thư mà bạn muốn.

• Bước 6: Tiếp theo, nhấn vào “New Entry” và chọn “OK” để khai báo dữ liệu mới.

• Bước 7: Ở bước này, hãy chọn “More item…” để cài đặt Mail Merge Word và chọn trường dữ liệu để nhập vào thư.

• Bước 8: Hãy “Insert” như hình trên để gắn lần lượt trường dữ liệu tự động vào thư mà bạn muốn gửi rồi chọn mục “Next: Preview your letters”. 

• Bước 9: Dùng tính năng “Preview” để kiểm tra có thông tin nào bị sai sót không. Nếu có, chọn mục “Edit Recipient list” để tiếp tục chính sửa. Nếu không có, tiếp tục chọn “Next: Complete the merge”. 

• Bước 10: Chọn mục “Finish & Merge” và hoàn tất việc gửi email.

Một số lưu ý khi trộn văn bản bằng Mail Merge Word

Khi thực hiện cách Mail Merge trong Word, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:

Định dạng dữ liệu (Text) từ nguồn

Khi lấy dữ liệu nguồn như danh sách khách hàng, thông tin cá nhân từ Excel, bạn cần đảm bảo rằng các ô chứa dữ liệu được định dạng là kiểu Text. Từ đó, có thể tránh các vấn đề về định dạng dữ liệu không chính xác.

Sử dụng hàm INDIRECT

Để truy xuất dữ liệu từ các ô tính, đôi lúc, bạn có thể dùng hàm INDIRECT trong Excel. Với thao tác này, sẽ giúp bạn đảm bảo dữ liệu sẽ được truy cập chính xác và sử dụng được trong quá trình thực hiện Mail Merge Word.

Tuỳ chỉnh mẫu thư

Khi chọn mẫu thư có sẵn trong Word thường là những trường dữ liệu cố định. Đó là các dữ liệu gồm Address Line, First Name, Last Name,... Tuỳ vào nhu cầu của bạn, bạn có thể kết hợp hoặc chỉnh sửa những trường dữ liệu này để tạo ra bản mẫu thư phù hợp theo yêu cầu của bạn.

Gợi ý một số phím tắt khi sử dụng Mail Merge Word

Mail Merge Word sẽ nhanh hơn nếu bạn biết các phím tắt nhằm tiết kiệm thời gian. Để thực hiện cách Mail Merge trong Word hoặc gỡ bỏ Mail Merge trong Word, bạn có thể thực hiện một số phím tắt cụ thể như sau:

• Alt + F9: Mở toàn bộ vùng có thể điền và mọi kết quả trong văn bản cần Mail Merge.
• Shift + F9: Mã của các chỗ trống sẽ xuất hiện.
• F9: Cập nhật mọi chỗ trống đã chọn, có thể đặt con trỏ chuột vào ô trống ngẫu nhiên rồi bấm phím F9 để thực hiện cập nhật.
• F11: Đi tới chỗ trống cần điền sau.
• Shift + F11: Đi tới chỗ trống cần điền trước.
• Alt + Shift + E: Điều chỉnh đoạn văn bản cần trộn.
• Alt + Shift + F: Chèn vùng Mail Merge mới.
• Alt Shift + M: In văn bản đã thực hiện Mail Merge.
• Ctrl + F9: Chèn 1 chỗ trống mới.
• Ctrl + F11: Khoá chỗ trống cần điền, kết quả chỗ trống không thể cập nhật khi thông tin từ nguồn Excel có sự thay đổi.
• Ctrl + Shift + F11: Mở khoá ô trống cần điền, kết quả của chỗ trống sẽ tiếp tục cập nhật thêm lần nữa.
• Ctrl + Shift + F9: Bỏ liên kết tại chỗ trống muốn điền và đây cũng là cách bỏ Mail Merge trong Word. Chỗ trống sẽ được xoá hoàn toàn khỏi văn bản và thay bằng giá trị hiện tại, hiển thị ở dưới định dạng thông thường.
• Alt + Shift + T: Chèn thời gian hiển thị sao cho tương ứng với thời gian hiện tại.
• Alt + Shift + P: Chèn vào số trang.
• Alt + Shift + D: Chèn ngày tháng hiển thị tương ứng với ngày, tháng hiện tại.

Ở bài viết này, FASTCARE đã chia sẻ chi tiết cách sử dụng Mail Merge Word để các bạn có thể tự thực hiện. Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp cho quá trình sử dụng Mail Merge trong Word trở nên nhanh hơn khi thao tác.