Cách sử dụng Track Changes trong Word từ A đến Z

Track Changes trong Word là tính năng hữu ích giúp người dùng theo dõi mọi thay đổi trong tài liệu một cách rõ ràng. Công cụ này đặc biệt phù hợp khi làm việc nhóm, chỉnh sửa văn bản hoặc duyệt nội dung. Trong bài viết này, FASTCARE sẽ hướng dẫn cách sử dụng Track Changes trong Word từ cơ bản đến nâng cao để thuận tiện hơn khi thao tác.

Track Changes trong Word là gì?

Tracked là gì? Tracked có nghĩa là các hành động thay đổi đã được "ghi vết" lại Tính năng Track Changes sẽ đánh dấu rõ ràng mọi nội dung được thêm vào, xóa bỏ hoặc nhận xét bằng các màu sắc và ký hiệu riêng biệt. Người sử dụng có thể dễ dàng kiểm soát quá trình chỉnh sửa, đặc biệt trong môi trường làm việc theo nhóm.

Một số chức năng liên quan đến Track Changes gồm:

• Accept/Reject Changes: Người chỉnh sửa có thể đồng ý hoặc từ chối từng thay đổi xuất hiện trong tài liệu.

• Show Markup: Người dùng có thể lựa chọn hiển thị các dạng chỉnh sửa khác nhau như chèn nội dung, xóa nội dung, bình luận.

• Compare/Combine: Công cụ cho phép so sánh hai phiên bản tài liệu hoặc hợp nhất thay đổi đến từ nhiều người chỉnh sửa.

Khi nào nên dùng Track Changes?

Tính năng Track Changes Word nên được áp dụng trong các tình huống cần theo dõi và kiểm soát quá trình chỉnh sửa tài liệu một cách rõ ràng. Một số trường hợp cụ thể nên sử dụng Track Changes:

• Chỉnh sửa tài liệu chung: Nhiều thành viên trong nhóm có thể cùng xử lý một tệp tin như báo cáo, hợp đồng, dự án. Công cụ Track Changes giúp ghi nhận đầy đủ mọi đóng góp từ từng cá nhân.

• Biên tập và chỉnh sửa nội dung: Giảng viên nhận xét bài làm của sinh viên, biên tập viên rà soát bài viết, hay cấp quản lý kiểm tra báo cáo dựa trên các dấu vết chỉnh sửa rõ ràng.

• Theo dõi lịch sử thay đổi: Người dùng dễ dàng xem lại những nội dung đã xóa, thay đổi so với phiên bản gốc của tài liệu.

• Đảm bảo tính nhất quán: Tài liệu quan trọng cần được kiểm soát chặt chẽ về nội dung và hình thức, do đó công cụ Track Changes giúp hạn chế sai sót và duy trì sự đồng bộ trong toàn bộ văn bản. 

Cách bật Track Changes trong Word

Khi chỉnh sửa tài liệu, việc theo dõi các thay đổi giúp bạn dễ dàng kiểm soát nội dung và làm việc nhóm hiệu quả hơn. Dưới đây là cách bật Track Changes trong Word, Google Docs.

Bật Track Changes trên máy tính

Bật Track Changes trên máy tính rất đơn giản, bạn có thể thực hiện theo 2 bước sau:

• Bước 1: Vào thẻ Review trên thanh công cụ.

• Bước 2: Trong mục Tracking, chọn Track Changes để bật.

Cách nhanh: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E để mở Track Changes.

Bật trên Word Online

Người dùng có thể kích hoạt chế độ theo dõi thay đổi trong Word Online (Google Docs) thông qua chức năng Đề xuất (Suggesting). Tính năng này sẽ ghi lại toàn bộ thao tác chỉnh sửa dưới dạng đề xuất để thuận tiện cho việc kiểm soát nội dung.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập Google Docs và mở tài liệu cần chỉnh sửa/cần đề xuất thay đổi.

• Bước 2: Chọn mục View (Xem) trên thanh menu, rồi chọn Mode (Chế độ) và chuyển sang Suggesting (Đề xuất).

• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động ghi lại mọi thao tác chỉnh sửa như thêm nội dung, xóa nội dung, thay đổi văn bản dưới dạng đề xuất. Người quản lý tài liệu có thể xem xét và quyết định chấp nhận hoặc từ chối từng chỉnh sửa.

Mẹo nhanh: Nhấn biểu tượng bút chì góc trên bên phải và chuyển từ Editing sang Suggesting để bật theo dõi thay đổi.

Cách sử dụng Track Changes hiệu quả

Không ít người bật Track Changes nhưng lại cảm thấy rối vì quá nhiều chỉnh sửa chồng chéo và khó kiểm soát. Để tận dụng tối đa công cụ này, bạn cần biết cách sử dụng Track Changes một cách thông minh, có hệ thống.

Chỉnh sửa văn bản có theo dõi

Khi bật Track Changes, mọi thao tác chỉnh sửa trong tài liệu sẽ được ghi lại rõ ràng, giúp bạn dễ dàng theo dõi sự thay đổi qua từng phiên bản.

• Khi thêm nội dung → hiển thị gạch chân, đổi màu khác.

• Khi xóa nội dung → hiển thị gạch ngang.

• Mỗi người sửa sẽ có một màu riêng để phân biệt.

Chức năng này hỗ trợ xác định rõ người thực hiện từng chỉnh sửa trong nội dung, qua đó giúp kiểm soát và đánh giá các thay đổi một cách hiệu quả hơn.

Thêm comment

Chức năng comment trong Word hỗ trợ ghi chú và trao đổi nội dung ngay trên tài liệu mà không làm thay đổi phần văn bản gốc.

• Bước 1: Bôi đen đoạn cần thêm comment.

• Bước 2: chọn Review.

• Bước 3: Chọn New Comment.

Nội dung nhận xét được nhập vào khung hiển thị ở bên phải màn hình. Comment được sử dụng để giải thích lý do thay đổi, bổ sung ghi chú dành cho người đọc khác.

Xem lại thay đổi

Người dùng có thể kiểm tra toàn bộ nội dung đã chỉnh sửa trong tài liệu thông qua một cửa sổ riêng biệt để đảm bảo quan sát rõ ràng và đầy đủ.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Chọn Reviewing Pane để mở danh sách thay đổi trong tài liệu.

• Bước 2: Chọn kiểu hiển thị phù hợp, gồm Reviewing Pane Vertical hiển thị theo chiều dọc và Reviewing Pane Horizontal hiển thị theo chiều ngang.

Cách tắt Track Changes trong Word

Người dùng có thể thực hiện tắt Track Changes trong Word bằng hai phương án khác nhau, tùy thuộc vào việc muốn giữ lại hay loại bỏ các chỉnh sửa đã thực hiện.

Cách 1: Lưu lại toàn bộ thay đổi

Người dùng chọn mục Accept, sau đó nhấn vào tùy chọn Accept All Changes and Stop Tracking. Thao tác này sẽ chấp nhận toàn bộ nội dung đã chỉnh sửa, đồng thời tắt chế độ theo dõi thay đổi trong tài liệu.

Cách 2: Loại bỏ toàn bộ thay đổi

Người dùng chọn mục Reject, sau đó nhấn vào tùy chọn Reject All Changes and Stop Tracking. Thao tác này sẽ xóa toàn bộ các chỉnh sửa đã được ghi nhận và tắt ngay tính năng Track Changes.

Cách xóa toàn bộ Track Changes

Người dùng có thể xóa toàn bộ Track Changes trong Word bằng các bước thao tác nhanh sau:

Bước 1: Người dùng vào tab Review trên thanh công cụ.

Bước 2: Người dùng nhấn vào biểu tượng Track Changes hoặc bấm mũi tên bên cạnh để mở tùy chọn.

Bước 3: Người dùng chọn một trong hai cách xử lý:

• Người dùng vào Accept → Accept All Changes in Document để giữ toàn bộ chỉnh sửa.

• Người dùng vào Reject → Reject All Changes in Document để xóa toàn bộ chỉnh sửa.

Bước 4: Người dùng chọn Accept All Changes and Stop Tracking/Reject All Changes and Stop Tracking để tắt hoàn toàn tính năng theo dõi thay đổi.

Những lỗi thường gặp khi dùng Track Changes

Người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến khi sử dụng Track Changes nếu không kiểm soát kỹ quá trình chỉnh sửa tài liệu.

• Quên chấp nhận hoặc từ chối thay đổi: Người sử dụng có thể gửi tài liệu khi vẫn còn các dấu vết chỉnh sửa như nội dung bị gạch xóa hoặc thêm mới, làm lộ thông tin nội bộ chưa hoàn thiện.

• Hiểu nhầm chế độ hiển thị: Người dùng có thể chọn chế độ “No Markup” khiến tài liệu hiển thị như đã hoàn chỉnh, nhưng thực tế các chỉnh sửa vẫn tồn tại và có thể bị phát hiện.

• Gây giật, lag hệ thống: Tài liệu dung lượng lớn hoặc chứa nhiều thay đổi có thể khiến Word chạy chậm, thậm chí không phản hồi khi bật theo dõi chỉnh sửa. 

• Xung đột khi nhiều người cùng chỉnh sửa: Nhiều người cùng thay đổi một nội dung có thể làm xuất hiện các chỉnh sửa chồng chéo, gây khó khăn trong việc xử lý và phê duyệt. Trong một số trường hợp, nếu thiết bị có cấu hình thấp, bạn có thể cân nhắc thay ram laptop để cải thiện khả năng xử lý và hạn chế tình trạng chậm, lag khi làm việc với tài liệu nặng.

• Quên tắt tính năng theo dõi: Người dùng có thể vô tình để Track Changes tiếp tục hoạt động trong quá trình soạn thảo thông thường, dẫn đến xuất hiện nhiều dấu vết chỉnh sửa không cần thiết. 

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Track Changes có lưu lịch sử không?

Có, Track Changes có khả năng lưu lại lịch sử chỉnh sửa trong tài liệu. Tính năng này giúp bạn theo dõi các thay đổi một cách rõ ràng.

Có thể ẩn Track Changes không?

Người dùng có thể ẩn hay tắt Track Changes mà không cần xóa dữ liệu chỉnh sửa.

• Ẩn tạm thời: Người dùng vào tab Review, trong nhóm Tracking, chọn No Markup hoặc Original để hiển thị tài liệu sạch, sau đó có thể quay lại All Markup để xem lại toàn bộ thay đổi.

• Tắt tính năng: Người dùng vào tab Review và nhấn biểu tượng Track Changes để dừng ghi nhận chỉnh sửa mới.

• Xóa vĩnh viễn vết chỉnh sửa: Người dùng chọn Accept hoặc Reject, rồi nhấn Accept All Changes để loại bỏ toàn bộ dấu vết chỉnh sửa trong tài liệu. 

Người khác có thấy chỉnh sửa của mình không?

Người dùng khác có thể xem được lịch sử chỉnh sửa khi làm việc trên tài liệu dùng chung trong Word Online, Google Docs, Office 365. Hệ thống sẽ hiển thị người chỉnh sửa, thời gian chỉnh sửa và nội dung thay đổi. Trường hợp người dùng gửi một bản sao riêng biệt, các lịch sử chỉnh sửa trong file gốc sẽ không còn hiển thị.

Lời kết

Track Changes trong Word là công cụ giúp theo dõi và quản lý mọi chỉnh sửa trong tài liệu một cách rõ ràng, minh bạch. Tính năng này hỗ trợ người dùng nhận biết chính xác từng thay đổi và phối hợp hiệu quả khi làm việc nhóm. Nhờ đó, nội dung được kiểm soát tốt hơn, giảm sai sót, đảm bảo tính chuyên nghiệp khi biên soạn. Nếu trong quá trình sử dụng gặp tình trạng giật, lag kéo dài, bạn cũng có thể cân nhắc sửa laptop, nâng cấp phần cứng để đảm bảo hiệu suất làm việc ổn định hơn.

Xem thêm:

• Cách bỏ dấu gạch đỏ trong Word 2010, 2013, 2016, 2019 cực dễ
• Hướng dẫn cách tạo mục lục Level 4 trong Word 2010, 2013, 2016