Tổng hợp các hàm trong Excel thông dụng nhất

Excel là công cụ văn phòng tuyệt vời giúp giải quyết các tác vụ phép tình, số liệu, trình bày dữ liệu,... một cách đơn giản và hiệu quả. Trong bài viết hôm nay FASTCARE sẽ giới thiệu đến bạn các hàm trong Excel từ cơ bản đến nâng cao. Hãy theo dõi bài viết để không bỏ lỡ nhé.

Ứng dụng các hàm trong Excel để thực hiện các phép toán

Trong Excel, bạn có thể sử dụng các hàm tích hợp sẵn để thực hiện các phép toán trong bảng tính của mình. Dưới đây là các hàm trong Excel được sử dụng phổ biến trong các phép tính:

Hàm tính tổng SUM

Hàm SUM là hàm tính tổng các giá trị phổ biến và được áp dụng nhiều nhất trong các hàm Excel. Công thức đơn giản, hỗ trợ tính tổng giá trị các ô nhanh chóng, hàm SUM được biết đến là một trong các hàm Excel thông dụng trong kế toán và các tác vụ văn phòng khác.

Cú pháp để bạn sử dụng hàm SUM trong Excel như sau:

=SUM(Number 1, Number 2,...)

Ví dụ: Khi bạn nhập cú pháp =SUM(20,40,60) Excel sẽ hiểu là phép cộng các số này lại và sẽ đưa ra kết quả là 120.

Hàm giá trị nhỏ nhất/ lớn nhất

MIN/MAX chính là một trong các hàm thống kê trong Excel thông dụng nhất. Hai hàm này cho phép bạn dùng để tính giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một phạm vi dữ liệu hoặc cả bảng tính của bạn. Cú pháp của các hàm trong Excel tinh giá trị lớn nhất/nhỏ nhất sẽ là:

• Nhỏ nhất: =MIN(Number1, Number2,…)
• Lớn nhất: =MAX(Number1, Number2)

Ví dụ: bạn nhập =MIN(A2:C5), Excel sẽ trả kết quả là 25 vì đây là giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu được chọn.

Hàm đếm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT trong bảng tính được sử dụng để đếm số lượng ô chứa giá trị số trong một phạm vi dữ liệu đã chọn. Đây là một trong các hàm trong Excel vô cùng hữu ích khi bạn cần thống kê nhanh chóng số lượng các mục đáp ứng điều kiện cụ thể.

Cú pháp của hàm COUNT khá đơn giản: =COUNT(value1, [value2], ...)

Còn nếu bạn muốn đếm các ô không trống trong phạm vi dữ liệu nhất định, bạn có thể sử dụng Hàm COUNTA. Khác với hàm COUNT chỉ đếm các ô chứa số, COUNTA đếm tất cả các ô chứa bất kỳ loại dữ liệu nào, bao gồm số, văn bản, ngày tháng, công thức… miễn là ô đó không hoàn toàn trống rỗng.

Cú pháp của hàm COUNTA rất đơn giản và dễ hiểu: =COUNTA(value1, [value2], ...)

Các hàm Excel thông dụng trong kế toán sử dụng điều kiện Logic

Trong kế toán, việc sử dụng các hàm trong Excel kết hợp với điều kiện logic sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả hơn. Sau đây mình sẽ giới thiệu đến bạn các hàm Excel thông dụng trong kế toán, giúp bạn xử lý dữ liệu theo điều kiện Logic hiệu quả!

Hàm logic COUNTIF

Hàm COUNTIF là một công cụ mạnh mẽ trong các hàm thống kê trong Excel, cho phép bạn đếm số lượng ô trong một phạm vi dữ liệu thỏa mãn một điều kiện cụ thể mà bạn đặt ra. Điều này giúp việc phân tích và thống kê dữ liệu trở nên dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều so với việc kiểm tra thủ công từng ô.

Công thức của hàm COUNTIF có dạng: =COUNTIF(range, criteria)

Hàm IF

Hàm IF là một trong các hàm Excel thường dùng trong văn phòng, cho phép bạn thực hiện các phép tính hoặc trả về các giá trị khác nhau dựa trên việc một điều kiện logic có được thỏa mãn hay không. Nó hoạt động như một câu lệnh "nếu...thì...khác thì..." trong lập trình, giúp bạn tạo ra các bảng tính thông minh và tự động hóa nhiều tác vụ.

Công thức của hàm IF có dạng: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Các hàm Excel thường dùng trong văn phòng khi gõ văn bản

Gõ văn bản là tác vụ rất quen thuộc, trong Excel có một số hàm hỗ trợ giúp việc gõ và trình bày văn bản nhanh và chuyên nghiệp hơn. Ngay sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn áp dụng các hàm trong Excel để gõ văn bản:

Hàm LEFT

Hàm LEFT được sử dụng để trích xuất một số lượng ký tự nhất định từ phía bên trái của một chuỗi văn bản. Cú pháp: =LEFT(text, [num_chars])

• text: Đây là tham số bắt buộc, đại diện cho chuỗi văn bản mà bạn muốn trích xuất ký tự từ đó. text có thể là một chuỗi văn bản trực tiếp, một tham chiếu đến một ô chứa chuỗi văn bản, hoặc kết quả của một công thức trả về chuỗi văn bản.
• [num_chars]: Đây là tham số tùy chọn, chỉ định số lượng ký tự cần trích xuất từ phía bên trái của chuỗi text. Nếu bỏ trống tham số này, hàm LEFT sẽ mặc định trích xuất chỉ một ký tự.

Hàm RIGHT

Tương tự như hàm LEFT, hàm RIGHT cũng là một trong các hàm trong Excel được sử dụng để trích xuất một số lượng ký tự nhất định từ phía bên phải của một chuỗi văn bản. Để sử dụng hàm này, thực hiện cú pháp: =RIGHT(text, [num_chars])

• text: Tham số bắt buộc, đại diện cho chuỗi văn bản nguồn.
• [num_chars]: Tham số tùy chọn, chỉ định số lượng ký tự cần trích xuất từ phía bên phải. Nếu bỏ trống, hàm RIGHT sẽ mặc định trích xuất chỉ một ký tự.

Hàm MID

Hàm MID cho phép bạn trích xuất một chuỗi con từ một chuỗi văn bản lớn hơn. Để sử dụng hàm MID, bạn nhập hàm: =MID(text, start_num, num_chars)

• text: Tham số bắt buộc, là chuỗi văn bản nguồn.
• start_num: Tham số bắt buộc, chỉ định vị trí bắt đầu trích xuất (ký tự đầu tiên có vị trí là 1).
• num_chars: Tham số bắt buộc, chỉ định số lượng ký tự cần trích xuất.

Các hàm trong Excel dùng để khởi tạo ngày tháng

Ngoài các hàm phục vụ công việc tính toán và gõ văn bản, Excel cũng cung cấp các hàm giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả và thuận tiện. Các hàm trong Excel dùng để khởi tạo ngày tháng bạn có thể tham khảo bao gồm:

Hàm hiển thị ngày và giờ thời điểm hiện tại NOW

Hàm NOW trả về ngày và giờ hiện tại của hệ thống máy tính. Giá trị này được cập nhật tự động, nghĩa là mỗi khi bảng tính được mở hoặc tính toán lại, giá trị của hàm NOW sẽ được tự động cập nhật.

Công thức của hàm NOW rất đơn giản: =NOW()

Bạn có thể kết hợp hàm NOW với các phép toán số học để tính toán các ngày trong tương lai hoặc quá khứ. Ví dụ: =NOW()+7 sẽ trả về ngày và giờ 7 ngày sau ngày hiện tại; =NOW()-2,25 sẽ trả về 2 ngày và 6 giờ ngày trước ngày hiện tại.

Lưu ý rằng kết quả sẽ phụ thuộc vào định dạng ngày giờ được thiết lập trong phần cài đặt của chương trình bảng tính.

Hàm khởi tạo ngày tháng DATE

Nối tiếp các hàm trong Excel thông dụng để khởi tạo ngày tháng, bạn có thể tham khảo thêm hàm DATE. Nếu như hàm NOW trả về ngày giờ hiện tại thì hàm DATE cho phép bạn chỉ định một ngày cụ thể.

Công thức của hàm DATE là: =DATE(year, month, day)

• year: Năm (số nguyên, ví dụ: 2024).
• month: Tháng (số nguyên từ 1 đến 12).
• day: Ngày (số nguyên từ 1 đến số ngày trong tháng tương ứng).

Ví dụ: =DATE(2024, 10, 26) sẽ trả về một giá trị số đại diện cho ngày 26 tháng 10 năm 2024.

Tổng hợp file các hàm dùng tra cứu dữ liệu

Để giúp cho việc truy xuất dữ liệu chính xác và nhanh chóng hơn, mình sẽ giới thiệu đến các bạn các hàm trong Excel dùng để tra cứu dữ liệu chuẩn xác ngay sau đây:

Sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu các dữ liệu

Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup - tra cứu dọc) hoạt động bằng cách tìm kiếm một giá trị (giá trị tìm kiếm) trong cột đầu tiên của một bảng và sau đó trả về một giá trị từ cùng một hàng nhưng nằm ở một cột được chỉ định. Để sử dụng VLOOKUP, bạn nhập hàm như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Hàm tra cứu dữ liệu INDEX

Nói đến các hàm trong Excel giúp tra cứu dữ liệu, không thể bỏ qua hàm INDEX. Không giống như hàm VLOOKUP chỉ tìm kiếm theo cột, hàm INDEX cho phép bạn truy xuất giá trị dựa trên vị trí hàng và cột bất kỳ trong phạm vi dữ liệu. Cú pháp của hàm INDEX là:

=INDEX(array, row_num, [col_num])

• array: Đây là mảng hoặc phạm vi ô mà bạn muốn truy xuất giá trị từ đó. Có thể là một phạm vi ô liên tục hoặc một mảng được tạo ra bởi một công thức khác.
• row_num: Đây là số thứ tự của hàng mà bạn muốn truy xuất giá trị. Hàng đầu tiên của array được đánh số là 1.
• [col_num]: Đây là tham số tùy chọn. Đây là số thứ tự của cột mà bạn muốn truy xuất giá trị. Cột đầu tiên của array được đánh số là 1. Nếu array chỉ là một hàng hoặc một cột, tham số này có thể bỏ qua.

Trên đây là bài viết về các hàm trong Excel thông dụng từ cơ bản đến nâng cao dành cho cả dân văn phòng lẫn sinh viên. FASTCARE hy vọng những thông tin trong bài viết này có thể giúp ích được cho bạn trong quá trình làm việc với Excel. Đừng quên để lại comment cho mình biết những hàm Excel thông dụng còn thiếu với nhé.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách thêm dấu nháy trước số trong Excel chi tiết
• Bật mí cách sum theo màu trong Excel nhanh, tiện lợi