Tìm hiểu cách sử dụng Google Docs ngoại tuyến

Bạn đã bao giờ gặp phải tình trạng mất kết nối internet khi đang làm việc trên Google Docs? Nếu có, bạn đã biết cách sử dụng Google Docs ngoại tuyến chưa?

Công nghệ phát triển với những ứng dụng văn phòng như Google Sheets, Google Slides, Google Docs trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Ứng dụng tài liệu Google Docs đang được ưa chuộng bởi khả năng tích hợp nhiều công cụ đa dạng và tiện lợi.

Sử dụng online là vậy, nhưng liệu Google Docs có hỗ trợ offline toàn diện? Bài viết này sẽ chỉ bạn cách dùng Google Docs khi không có mạng cực đơn giản nhé.

Có thể bạn quan tâm:

• Hướng dẫn cách rút gọn đường link Google Drive nhanh chóng
• Cách xem video trên Google Drive trên điện thoại cực dễ

Cách sử dụng Google Docs ngoại tuyến trên PC

Cần Google Docs nhưng mất mạng? Đừng lo lắng, FASTCARE sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Google Docs offline trên PC. Chỉ bằng 2 bước đơn giản thì dù đang trên đường đi làm hay đi công tác trên máy bay, bạn vẫn có thể làm việc với Google Docs một cách mượt mà:

Bước 1: Truy cập vào tài khoản Google Drive của bạn và nhấn chọn biểu tượng cài đặt góc phải trên màn hình > Nhấn chọn Settings.

Bước 2: Trong giao diện cài đặt chung, bạn tìm mục Offline và tick vào lựa chọn dưới tiêu đề.

Bạn cũng có thể sử dụng Google Docs khi không có mạng trên file Docs cụ thể. Bên cạnh tiêu đề của file Docs có biểu tượng hình đám mây. Bạn nhấn vào để kiểm tra tình trạng file. Nếu Google Docs báo chưa bật tính năng ngoại tuyến, hãy nhấn chọn Turn on để kích hoạt sử dụng Google Docs offline.

Cách sử dụng Google Docs ngoại tuyến trên điện thoại

Nếu chỉnh sửa tài liệu trên Google Docs bằng máy tính bất tiện với bạn, hãy thử cách sử dụng Google Docs ngoại tuyến trên điện thoại. Các ứng dụng văn phòng đều có ứng dụng trên điện thoại. Tải ứng dụng về và làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở app Google Docs và nhấn vào nút profile góc phải trên màn hình > Nhấn chọn Docs settings. Trong hộp thoại cài đặt, kích hoạt tính năng Makes recent files available offline.

Bước 2: Nếu bạn cần check và chỉnh sửa một file cố định, vào danh sách file docs > Nhấn chọn dấu ba chấm cạnh tên file. Trên danh mục tùy chọn, nhấn vào mục Make available offline để tải file về.

Tính năng đã được tích hợp sẵn nên bạn chỉ cần tìm trên phần cài đặt. Bạn không cần phải tìm kiếm sự hỗ trợ từ các ứng dụng bên thứ 3 hay bất kì mẹo nào khác.

Một số lưu ý về cách sử dụng Google Docs offline

Google Docs sẽ hoạt động tốt nhất và đầy đủ tính năng nhất khi online. Vì vậy, sau khi biết cách sử dụng Google Docs ngoại tuyến, bạn cần lưu ý một số điều sau nhé

✪ Google Docs không thể chỉnh sửa nhóm khi offline: Một tính năng nổi bật nhất của Google Docs là có thể chia sẻ file cho nhiều người dùng. Một nhóm có thể cùng hoạt động, viết và chỉnh sửa trên cùng một file cùng thời điểm. Tuy nhiên tính năng này chỉ khả dụng khi dùng Google Docs online.

✪ Tài liệu vẫn được lưu khi bạn quay trở lại dùng Google Docs online: Nhiều người dùng lo sợ những chỉnh sửa ngoại tuyến sẽ bị tách riêng và không lưu chung với file online. Nhưng điều này không đúng sự thật. Các chỉnh sửa ngoại tuyến, khi bạn online vẫn sẽ được lưu và đồng bộ như bình thường.

✪ Google Docs khi sử dụng offline không tốn quá nhiều dung lượng: Nếu bạn chỉ cần chỉnh sửa với các công cụ bình thường, sử dụng Google Docs offline vẫn là một lựa chọn tốt hàng đầu.

Tổng kết

Như vậy chỉ với vài bước và thao tác đơn giản, bạn đã có thể thành thạo cách sử dụng Google Docs ngoại tuyến trên cả máy tính và điện thoại. Từ nay bạn đã có thể chỉnh sửa ngoại tuyến mà không lo mất dữ liệu. Theo dõi FASTCARE ngay để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hữu ích nhé.