Hướng dẫn cách copy từ Excel sang Excel giữ nguyên định dạng

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách copy từ Excel sang Excel giữ nguyên định dạng và cách copy sheet trong Excel giữ nguyên định dạng chi tiết nhất. Xem ngay!

Excel là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn quản lý và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, một số tác vụ nhất định sẽ khiến bạn mất thời gian hơn khi thao tác, chẳng hạn như sao chép và dán dữ liệu, bạn có thể phải định dạng lại tài liệu nếu không biết cách copy và dán giữ nguyên định dạng. 

May mắn thay, Excel có nhiều phím tắt cũng như công cụ có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết này, mình sẽ chỉ cho các bạn các cách copy từ Excel sang Excel giữ nguyên định dạng siêu hiệu quả nhé.

Sao chép và dán trong Excel mà không thay đổi định dạng có nghĩa là di chuyển hoặc sao chép dữ liệu, giữ nguyên tất cả định dạng nguồn ở đích đến. Định dạng này bao gồm căn lề, màu sắc, kích thước,...

Cách copy từ Excel sang Excel giữ nguyên định dạng

Việc copy từ Excel sang Excel giữ nguyên định dạng mang lại nhiều lợi ích cho quy trình quản lý dữ liệu. Bạn có thể sử dụng thao tác này để sao chép dữ liệu và định dạng từ một bảng tính sang một bảng tính khác để tạo một báo cáo tổng hợp. Hay bạn có thể tạo bản sao của một công thức hoặc giá trị nào đó để sử dụng cho một dự án khác hoặc để chia sẻ với bạn bè.

Đối với công thức 

Ví dụ: Mình có một phạm vi dữ liệu với một số công thức trong mỗi ô (trong ví dụ này là C21:H21) và mình muốn sao chép công thức đó sang một phạm vi khác (C25:H25) mà vẫn phải giữ nguyên định dạng. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước được hướng dẫn dưới đây:

✤ Bước 1: Đầu tiên, chọn dữ liệu bạn muốn sao chép (C21:H21), sau đó nhấp chuột phải vào dữ liệu đó và từ menu thả xuống, chọn Copy (hoặc sử dụng phím tắt CTRL + C).

✤ Bước 2: Sau đó, chọn phạm vi cần dán, nhấp chuột phải vào phạm vi đó và trong menu thả xuống, nhấp vào Paste Special.

✤ Bước 3: Cửa sổ Paste Special sẽ xuất hiện. Trong phần Paste, chọn Formulas và nhấn vào nút OK để hoàn tất.

✤ Bước 4: Ta có kết quả như sau: 

Xem thêm:

► Cách đánh số trang trong Excel bắt đầu từ trang 2 dễ nhất

► Cách thêm số 0 trong Excel hàng loạt siêu đơn giản

Đối với giá trị 

Nếu bạn có một phạm vi dữ liệu nhất định với các giá trị trong mỗi ô (trong ví dụ này là B10:B20) và bạn muốn sao chép các giá trị đó trong một phạm vi khác (J10:J20) mà giữ nguyên định dạng. Bạn có thể dễ dàng làm điều đó theo các bước sau:

✤ Bước 1: Trước tiên, hãy chọn phạm vi (hoặc ô) có giá trị bạn muốn sao chép, nhấp chuột phải vào phạm vi đó và từ menu thả xuống, chọn Copy.

✤ Bước 2: Sau đó, chọn đích đến nơi bạn muốn dán, nhấp chuột phải vào nó và từ menu thả xuống, chọn Paste Special.

✤ Bước 3: Trong cửa sổ Paste Special, phần Paste, chọn Values rồi nhấp vào nút OK.

✤ Bước 4: Ta được kết quả như sau: 

Cách copy sheet trong Excel giữ nguyên định dạng

Giả sử mình đang làm việc với một bảng tính có chứa rất nhiều công thức ở mỗi sheet, mỗi sheet ở đây đại diện cho một bài tập cụ thể. Và ở đây mình có tổng cộng là 15 sheet, mình muốn chỉnh sửa và kiểm tra lại đáp án của mỗi công thức trong mỗi sheet mà không làm thay đổi kết quả cũ của các công thức đó, nhằm để đối chiếu kết quả xem đã chính xác chưa. 

Vậy trong trường hợp này, mình nên làm thế nào cho hiệu quả? Đây là lúc mà mình sẽ áp dụng cách copy sheet trong Excel giữ nguyên định dạng theo 2 cách đơn giản dưới đây. Cùng học với mình nhé! 

Sử dụng Menu ngữ cảnh (Context Menu)

Phương pháp này khá đơn giản và dễ thực hiện. Ở đây mình sẽ sao chép trang tính từ Menu ngữ cảnh chỉ bằng cách sử dụng chuột. Cùng thực hiện nhé!

✤ Bước 1: Trước hết các bạn nhấn tiêu đề của sheet muốn sao chép. Sau đó nhấp chuột phải. Một số tùy chọn sẽ mở ra từ menu Ngữ cảnh > Chọn tùy chọn Move or Copy. 

✤ Bước 2: Hộp thoại sẽ xuất hiện. Sau đó, chọn cửa sổ làm việc bạn muốn dán sheet từ thanh tùy chọn To Book. Tiếp theo, hãy chọn trang tính bạn muốn sao chép từ menu Before sheet. Ở đây, mình chọn sheet VD3. Đánh dấu vào hộp tùy chọn Create a copy. Và nhấn OK.

✤ Bước 3: Kết quả là bạn sẽ thấy hình ảnh bên dưới. Trang tính được sao chép với tiêu đề mới bao gồm cùng định dạng.

Sử dụng tùy chọn Cell Formatting

Bằng cách sử dụng tùy chọn định dạng ô, bạn có thể sao chép một bảng tính Excel sang một vị trí khác trong cùng một sổ làm việc. Sử dụng lệnh Move or Copy Sheet để thực hiện bạn nhé.

✤ Bước 1: Di chuyển đến tab Home.

✤ Bước 2: Chọn Format > Chọn Move or Copy Sheet trong menu thả xuống. 

✤ Bước 3: Một hộp thoại sẽ mở ra. Thực hiện các bước như phần trên: chọn trang tính bạn muốn sao chép từ thanh Before sheet. Sau đó, chọn Create a copy. Nhấn OK.

✤ Bước 4: Cuối cùng, dữ liệu được sao chép sang một sheet mới có cùng định dạng.

Các cách copy từ Excel sang Excel giữ nguyên định dạng là một trong những cách hữu ích có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với dữ liệu trong Excel. Cho dù bạn thích sử dụng phím tắt, lệnh Paste Special hay Menu ngữ cảnh, đều cho ra được kết quả tương tự. 

Bằng cách nắm vững những thủ thuật văn phòng này, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Trong các cách mình đã giới thiệu ở trên, bạn thấy cách nào đơn giản và phù hợp với bản thân nhất. Để lại bình luận cho mình biết với nhé!