Mách bạn cách tô màu dữ liệu theo điều kiện Google Sheet

Bạn có đang loay hoay với lượng lớn dữ liệu trong máy tính. Tìm hiểu ngay cách tô màu dữ liệu theo điều kiện Google Sheet qua bài viết dưới đây.

Google Sheet chắc hẳn là một công cụ không còn xa lạ với mọi người. Sử dụng sheet giúp việc quản lý các dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn. Đồng thời, nó còn là một trợ thủ đắc lực của nhiều dân văn phòng nói riêng. Nhưng liệu bạn đã biết một mẹo nhỏ giúp cho những dữ liệu trên sheet trở nên sinh động và dễ dàng theo dõi hơn? Hãy cùng FASTCARE tìm hiểu cách tô màu dữ liệu theo điều kiện Google Sheet ngay nhé!

Vì sao cần tô màu dữ liệu theo điều kiện Google Sheet

Không chỉ riêng tại các doanh nghiệp mà đối với những công việc cá nhân cần một lượng lớn thông tin và phức tạp. Việc phân chia các dữ liệu theo màu sắc sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và đảm bảo được hiệu suất.

Giúp dữ liệu dễ nhìn và trực quan hơn

Phân biệt dữ liệu trong ô theo màu sắc giúp làm nổi bật các ô quan trọng, bạn sẽ dễ nhận biết được các ô có chứa những dữ liệu liên quan đến nhau. Đồng thời, các màu sắc khác nhau sẽ sắp xếp dữ liệu theo từng tiêu chí cụ thể. Giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm và hiểu được các thông tin quan trọng trong bảng tính.

Chia sẻ thông tin hiệu quả hơn

Đối với các trang tính được chia sẻ và có nhiều người sử dụng. Để truyền đạt thông tin một cách chính xác và có hiệu quả, bạn sẽ cần đến các định dạng có điều kiện trong Google Sheet. Vì các màu sắc khác biệt sẽ gây ấn tượng với thị giác, giúp não bộ dễ hiểu các thông tin và nhanh chóng sắp xếp nó vào các “ngăn” khác nhau trong “bộ nhớ”.

Theo dõi dễ dàng

Bên cạnh đó, bằng cách thiết lập quy tắc đổi màu ô tự động khi dữ liệu đáp ứng được một điều kiện nhất định. Trong trường hợp đó, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi được sự thay đổi này và có hành động xử lý phù hợp.

Có thể bạn quan tâm:

• Nguyên nhân và cách xử lý sự cố Google Sheet bị chậm
• Cách mở các sheet bị ẩn trong Excel siêu đơn giản

Cách đổi màu ô trong Google Sheet tự động có điều kiện nhanh chóng

Có nhiều biện pháp để tô màu dữ liệu theo điều kiện, ví dụ như đổi màu theo số, theo ký tự, theo thời gian hoặc theo công thức cụ thể. Tùy theo từng mục đích, bạn có thể lựa chọn kiểu định dạng phù hợp. Để biết chi tiết từng cách thực hiện, bạn tham khảo thông tin bên dưới.

Định dạng ô theo điều kiện có sẵn

• Bước 1: Mở bảng tính bạn muốn chỉnh sửa trong Google Sheets.
• Bước 2: Chọn dải ô cần thực hiện định dạng.
• Bước 3: Đưa chuột đến thanh công cụ trên cùng và chọn Format (Định dạng). sau đó tiếp tục chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).

• Bước 4: Một bảng điều khiển sẽ được mở ra. Tại ô “Áp dụng cho phạm vi”, bạn giới hạn các ô muốn áp dụng điều kiện.

• Bước 5: Tiếp tục tiến hành đặt điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn 2 kiểu định dạng đơn sắc hoặc theo thang màu.

• Single color (Đơn sắc): Trong phần “Quy tắc định dạng”, tại “Định dạng ô nếu”, hãy chọn điều kiện bạn muốn kích hoạt để áp dụng quy tắc. Trong “Kiểu định dạng”, chọn cách hiển thị ô khi dữ liệu đáp ứng được điều kiện. Bạn có thể tùy chọn in nghiêng, in đậm hay tô màu…
• Color scale (Thang màu): Bên cạnh kiểu Đơn sắc, bạn có thể chọn định dạng thang màu nếu muốn. Tại “Quy tắc định dạng”, bạn đặt giá trị nhỏ nhất, lớn nhất và trung bình. Nếu người dùng không đặt giá trị nào, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh dựa trên dữ liệu của bạn.
• Bước 6: Sau khi đã tiến hành đặt phạm vi, điều kiện và kiểu định dạng. Bạn nhấn vào nút Done (Đã Xong).

Định dạng ô theo công thức

Bạn thực hiện các bước từ 1 đến 4 tương tự như trên. Tại bước 5, thay vì chọn các điều kiện có sẵn tại phần “Định dạng ô nếu”, bạn nhấn chọn “Công thức tùy chỉnh” Tiếp tục di chuyển chuột xuống ô “Giá trị hoặc công thức” để thêm điều kiện.

Ví dụ: để đánh dấu màu xanh lục cho toàn bộ hàng khi giá trị trong cột B là “Có” hãy viết công thức như sau: =$B1=”Yes”.

Lưu ý:

• Để xóa quy tắc đã đặt, hãy nhấn vào biểu tượng Xóa .
• Các quy tắc được hệ thống liệt kê theo thứ tự. Quy tắc đầu tiên được hệ thống đánh giá là đúng sẽ xác định định dạng của ô hoặc cho cả dải ô. Để sắp xếp lại quy tắc, hãy nhấn vào biểu tượng Di chuyển rồi thực hiện kéo các quy tắc đó.
• Nếu bạn sao chép từ một ô hoặc dải ô có quy tắc định dạng thì khi dán dữ liệu được sao chép đó, các định dạng có điều kiện trong Google Sheet này vẫn sẽ tiếp tục được áp dụng.

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn biết được cách để tô màu dữ liệu theo điều kiện Google Sheet. Nhờ đó, việc theo dõi và quản lý dữ liệu cũng sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Còn rất nhiều thủ thuật hay ho khác nữa sẽ được FASTCARE bật mí trong các bài viết tiếp theo. Vì thế, bạn đừng quên thường xuyên theo dõi website nhé!