Hướng dẫn cách căn lề chuẩn trong Word đơn giản, hiệu quả

Căn lề văn bản là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với các loại văn bản hành chính. Tìm hiểu cách căn lề chuẩn trong Word hiệu quả thông qua bài viết sau.

Một trong những điều cần thiết khi định dạng văn bản trong bất kỳ các tài liệu nào là khả năng căn chỉnh lề, trang hoặc nội dung. Việc căn lề đúng, chuẩn sẽ giúp văn bản được trình bày một cách khoa học, trang trọng và dễ đọc, dễ hiểu. 

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200
cách căn lề chuẩn trong word

Microsoft Word sẽ giúp bạn thực hiện thao tác đó một cách dễ dàng. Để giúp bạn dễ thao tác hơn nữa, thì FASTCARE đã viết bài viết này nhằm minh họa cách căn lề chuẩn trong Word đơn giản nhất. Theo dõi ngay nhé!

Hình ảnh minh họa dưới đây được thao tác trên phiên bản Word 2016. Nếu bạn sử dụng phiên bản Word từ 2016 trở về sau, các thao tác sẽ tương tự nhau nên bạn yên tâm nhé!

Quy định về cách căn lề chuẩn trong Word

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư, cách căn chỉnh lề đúng, chuẩn trong các loại văn bản hành chính như sau:

✤ Căn lề trang:

Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25mm (2cm - 2.5cm).

Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25mm (2cm - 2.5cm).

Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm (3cm - 3.5cm).

Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm (1.5cm - 2cm).

✤ Căn lề đoạn văn:

Căn lề trái: Cách mép trái từ 1.5 cm đến 2 cm.

Căn lề phải: Cách mép phải từ 1.2 cm đến 1.5 cm.

✤ Căn lề bảng:

Căn lề theo chiều ngang: Chiều rộng của các cột trong bảng phải được căn lề đều nhau.

Căn lề theo chiều dọc: Chiều cao của các hàng trong bảng phải được căn lề đều nhau.

✤ Căn lề hình ảnh: Hình ảnh được căn lề đều xung quanh, cách mép lề của văn bản từ 1,5 cm đến 2 cm.

Xem thêm:

✪ Hướng dẫn cách chuyển file ghi âm sang Word 365 mới nhất
✪ Cách chuyển file ảnh sang Word không bị lỗi font chữ hữu ích

Cách căn lề chuẩn trong Word 2016

Sau khi đã tìm hiểu được quy định về cách căn lề chuẩn rồi thì mình sẽ hướng dẫn các bạn cách căn lề trang, căn lề đoạn văn sao cho chuẩn nhé!

Vì các thông số theo chuẩn văn bản hành chính trên được tính theo đơn vị cm, mà đơn vị mặc định của Word là inch. Để tiện thao tác hơn, cùng mình chuyển đổi đơn vị inch sang cm qua các bước sau nhé!

Bước 1: Chọn File > Option.

chuyển đổi đơn vị inch sang cm bước 1

Bước 2: Hộp thoại Word Options sẽ hiện ra. Bạn chọn tab Advanced.

chuyển đổi đơn vị inch sang cm bước 2

Bước 3: Cuộn chuột xuống phần Display > Ở dòng chữ Show measurements in units of, bạn chọn mũi tên hướng xuống và chọn Centimeters.

chuyển đổi đơn vị inch sang cm bước 3

Bước 4: Nhấn OK để cập nhật các thay đổi.

chuyển đổi đơn vị inch sang cm bước 4

Cách căn lề trang chuẩn trong Word

Bạn có thể căn lề văn bản trong Microsoft Word bằng cách sử dụng tính năng Margins. Để thực hiện, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, nhấn vào tab Layout trên thanh công cụ.

Bước 2: Sau đó, nhấn dấu mũi tên nằm ở góc dưới bên phải của phần Page Setup

Cách căn lề trang chuẩn trong Word bước 2

Bước 3: Bây giờ cửa sổ Page Setup sẽ mở ra. Trong đó, chọn tab Margins từ trên cùng.

Bước 4: Ở mục Margins lần lượt nhập các số theo chuẩn sau:

Lề trên (Top): 2cm.

Lề dưới (Bottom): 2cm.

Lề trái (Left): 3cm.

Lề phải (Right): 1.5cm.

Cách căn lề trang chuẩn trong Word bước 4

Bước 5: Phần Preview sẽ hiển thị trước định dạng văn bản sẽ xuất hiện.

Bước 6: Nhấn OK để hoàn tất.

Căn lề đoạn văn chuẩn trong Word

Giả sử mình có đoạn văn như hình minh họa, để các bạn dễ hình dung thì mình sẽ thao tác trên đoạn đầu. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn mà cài đặt sẽ áp dụng bằng cách bôi đen đoạn văn đó.

Căn lề đoạn văn chuẩn trong Word bước 1

Bước 2: Tương tự các bước phần trên, các bạn chọn tab Layout, nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải của mục Paragraph.

Căn lề đoạn văn chuẩn trong Word bước 2

Bước 3: Trong hộp thoại Paragraph, hãy nhập các giá trị vào hộp văn bản ở mục Indentation như sau:

Căn lề trái (Left): 1.5 cm.

Căn lề phải (Right): 1.2 cm.

Căn lề đoạn văn chuẩn trong Word bước 3

Bước 4: Bạn cũng có thể thay đổi khoảng cách giữa các dòng ở mục Spacing (nếu cần) và xem trước kết quả thay đổi ở phần Preview.

Bước 5: Bấm vào OK.

Bước 6: Như các bạn đã thấy, mình đã căn lề chuẩn cho đoạn văn mình đã chọn. 

Tuy nhiên, bạn cũng có thể áp dụng căn chỉnh cho tất cả văn bản trong toàn bộ tài liệu nếu muốn. Để làm được điều đó, hãy tiến hành bôi đen toàn bộ tài liệu ở Bước 1 bằng cách nhấn Ctrl + A nhé!

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Căn lề đoạn văn chuẩn trong Word bước 6

Việc căn chỉnh văn bản trong Microsoft Word không hề phức tạp đúng nào. Tất cả chỉ cần một vài cú nhấp chuột và vài thao tác đơn giản bạn đã có thể hoàn thiện cách căn lề chuẩn trong Word.

Nếu bạn có gặp phải vấn đề hoặc không thực hiện được bước nào? Hãy để lại bình luận bên dưới cho FASTCARE biết với nhé! Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.