Làm sao để chuyển đổi qua lại giữa file Excel và Word mà không bị các lỗi về định dạng hay Font chữ? Học ngay cách chuyển đổi từ file Excel sang Word dễ làm nhất.

Biết cách chuyển đổi từ file Excel sang Word sẽ mang lại nhiều lợi ích cho việc học và làm việc. Cách làm không khó nhưng bạn cần thực hiện đúng các thao tác. Fastcare sẽ hướng dẫn bạn một cách chi tiết ngay sau đây.

1. Cách chuyển đổi từ file Excel sang Word cho bạn lợi ích gì?

Một số các thuận lợi cho bạn khi biết cách chuyển Excel sang Word. Cụ thể như:

• Khi chuyển từ Excel sang Word bạn có thể bảo toàn giao diện và cấu trúc của bảng tính, dữ liệu, cũng như biểu đồ trong Excel. Không chỉ giúp cách trình bày rõ ràng, đẹp mắt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Nếu bảng tính nhiều số liệu, có thể trong khi làm bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để sao chép thủ công. Nhưng nếu làm theo các thủ thuật Excel, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức.
• Tích hợp các tài liệu được thuận tiện hơn giữa các dữ liệu từ Excel với nội dung khác trong file Word như: video, hình ảnh, văn bản, âm thanh,… Hoặc tạo ra các mục lục, chú thích, tạo trích dẫn,,... cho tài liệu của mình trong file Word.
• Mặt khác, bạn cũng có thể cập nhật dữ liệu trong Word dễ dàng hơn ngay khi có các thông tin trong tệp Excel thay đổi. Chỉ bằng cách thiết lập trên Word tính năng tự động “auto” cập nhật dữ liệu từ tệp Excel khi bạn mở tệp Word. Cẩn thận hơn, bạn chỉ cần click chuột phải vào dữ liệu trong Word và chọn lệnh “Update Link”.

Có nhiều lợi ích phải không các bạn! Bây giờ mình hướng dẫn bạn cách cách thực hiện, mời bạn theo dõi cùng mình.

2. Các cách chuyển đổi từ file Excel sang Word

Có nhiều cách chuyển Excel sang Word, tùy vào nhu cầu mà bạn chọn 1 trong các cách mình thường dùng như sau:

2.1 Cách chuyển Excel sang Word trên các web trực tuyến

Mình thường sử dụng các trang web để làm theo các cách chuyển dữ liệu từ file Excel sang Word. Nếu bạn muốn dùng cách này hãy làm như sau:

2.1.1. Cách chuyển đổi từ Excel sang Word trên trang convertio.co

Bước 1: Truy cập vào: convertio.co. nhấn chọn Tập (file) cần chuyển > chọn Open.

Bước 2: Vào mục Đến > Chọn Tài liệu > Chọn Doc.

Bước 3: Quá trình chuyển đổi đang diễn ra > Hoàn tất > nhấn Chọn Tải về > hoàn thành.

2.1.2. Cách chuyển từ file Excel sang Word bằng site: smallPDF.com

Bước 1: Vào smallpdf.com. > Chọn và tải Tệp Excel bạn muốn chuyển đổi sang file Word > Nhấn OK.

Bước 2: Đợi chuyển file hoàn tất, tiếp tục chuyển từ file PDF sang Word.

Bước 3: Chọn chuyển sang Word > Nhấn Tùy chọn > khi đã chuyển đổi xong > Chọn Tải file xuống.

2.1.3. Cách chuyển file Excel sang Word dùng PDFmall.com 

Bước 1: Mở PDFmall.com > Nhấn Select File để tải file Excel của bạn lên.

Bước 2: Tải file lên xong > nhấn Chuyển đổi ngay để bắt đầu chuyển từ Excel sang Word

Bước 3: Thông báo thành công hiện ra > chọn mũi tên hướng xuống nằm ngay góc phải để tải file xuống là xong.

2.2 Cách chuyển file Excel sang Word bằng lệnh Copy và Paste Special

Cách làm này cũng đơn giản, bạn chỉ cần dùng lệnh Copy và Paste Special là được, thao tác theo mình các bước sau:

Bước 1: Chọn dữ liệu trong Excel bạn muốn copy > Click chuột phải > Chọn Copy.

Bước 2: Mở file Word bạn cần chuyển đổi data> Chọn Home > Nhấn Paste > Chọn Paste Special.

Bước 3: Trong phần Paste Special > Chọn Microsoft Excel Worksheet Object > Nhấn OK.

Bước 4: Điều chỉnh độ rộng của bảng tính trong excel bằng cách: Nhấn chọn phần bảng tính > Trỏ chuột vào góc dưới tay phải > Nhấn giữ chuột trái để kéo rộng ra.

Để có thể chỉnh sửa data trong word bạn nhấn đúp chuột vào vùng dữ liệu Excel vừa Copy sang để tiến hành chỉnh sửa theo ý muốn. Hoàn thành > bấm vào vùng trống bên ngoài để trở về giao diện của Word. Đồng thời, nếu bạn gặp sự cố trong bảng tính, có thể bạn sẽ cần tham khảo thêm Không Copy Được Sheet Trong Excel: Xử Lý Như Thế Nào? để thao tác mượt mà hơn.

2.3 Cách chuyển từ file Excel sang Word bằng lệnh Copy + Paste + AutoFit

Để có thể thực hiện việc chuyển bảng Excel sang Word và giữ nguyên định dạng bạn làm theo cách này:

Bước 1: Chọn bảng tính, dùng chuột phải > Chọn Copy (Hoặc dùng tổ hợp Ctrl + C trên bàn phím).

Bước 2: Mở Word cần dán > Nhấn chuột phải > Chọn Keep Source Formatting trong danh sách Paste Option hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl + V) trên bàn phím.

Bước 3: Chọn 1 ô tùy ý > Chọn thẻ Layout tại thanh công cụ Tools > Chọn AutoFit > Chọn AutoFit Window.

2.4 Cách chuyển đổi từ Excel sang Word dùng phần mềm

Nếu bạn không muốn dùng 2 cách chuyển đổi trên, việc dùng phần mềm cũng tiện lợi. Mình đang dùng 2 phần mềm này, nếu cần bạn tải về dùng nhé!

Cách 1: Dùng phần mềm Okdo Excel to Word Converter

Tải và cài đặt phần mềm Tại Đây ! Sau khi giao diện xuất hiện > Nhấn Add File để tải file Excel lên > Chọn định dạng file Word > nhấn Convert để chuyển đổi.

Cách  2: Dùng Ailt Excel to Word RTF Converter

Tải và cài đặt phần mềm Tại Đây > Thêm tệp Excel vào danh sách > Nhấn Convert để bắt đầu quá trình chuyển file Excel sang file Word. Đôi khi quá trình làm việc với máy tính bị gián đoạn do lỗi màn hình, bạn hãy nhớ kiểm tra hoặc mang máy đi thay màn hình laptop kịp thời nhé.

3. Lưu ý cần nhớ khi chuyển file Excel sang Word

Khi chuyển data từ file Excel sang Word, bạn cần lưu ý đảm bảo sự chính xác và hiệu quả, mình có một vài điểm sau:

• Kiểm tra data (dữ liệu) trong Excel đã được định dạng chính xác chưa trước khi chuyển.
• Sắp xếp – lọc dữ liệu hay không trước khi chuyển. Nếu không sau khi hoàn thành data sẽ không theo đúng thức tự.

• Chọn đúng phạm vi của data bạn muốn chuyển, giúp tránh việc chuyển quá nhiều hoặc quá ít dữ liệu bạn cần.
• Trước khi save (lưu) tài liệu Word sau khi chuyển dữ liệu từ file excel sang, bạn cần kiểm tra kỹ đã đúng cách chưa.
• Xem lại trước khi in ra hoặc chia sẻ tài liệu để đảm bảo rằng tài liệu được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và chính xác.
• Kiểm tra format (định dạng) và bố cục có phù hợp không, có thể điều chỉnh lại nếu cần.
• Nếu có biểu đồ và hình ảnh trong file Excel, bạn kiểm tra xem chúng được chuyển hoàn toàn qua word và dữ liệu quan trọng không bị mất.

Các cách chuyển đổi từ file excel sang word trên đây, hy vọng sẽ giúp được bạn và lưu lại để chia sẻ cho bạn bè khi cần đến. Tại FASTCARE, chúng mình có rất nhiều thủ thuật Excel có thể bạn sẽ cần đến được cập nhật mỗi ngày, mời bạn ghé và tham khảo mỗi ngày nhé!