Hướng dẫn cách chèn chữ ký vào Excel đơn giản, làm được ngay

Bạn đang sử dụng Excel 2013, 2016 hay 2010 đều có thể chèn được chữ ký, logo,...vào bảng nhanh chóng. Hãy học ngay cách chèn chữ ký vào Excel cùng FASTCARE nhé.

Đôi khi bạn cần chèn logo, chữ ký điện tử hoặc chữ ký con dấu của sếp vào bảng tính mà không biết cách. Đừng lo, hãy để FASTCARE chỉ bạn cách chèn chữ ký vào Excel cực dễ ngay sau đây.  

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

1. Lý do cần học cách chèn chữ ký vào Excel 

Chữ ký của sếp là một phần quan trọng vtrong các công tác quản lý và khi cần ký kết văn bản giấy tờ nhanh chóng. Không chỉ có thể chèn chữ ký vào Onenote hay Gmail mà hiện tại việc cần chèn chữ ký vào file Excel cũng rất dễ dàng. 

Khi thành thạo các thủ thuật chèn chữ ký Excel bạn sẽ có được nhiều các lợi ích sau:  

Phục vụ tối ưu hơn cho nhu cầu cần ký kết trên Excel mọi lúc mọi nơi. 

Dễ dàng nhận biết người nào soạn thảo dữ liệu cho bảng Excel.

Tạo được bản quyền để giảm thiểu tình trạng sao chép dữ liệu, nội dung quan trọng.

Tăng sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.

Lý do dùng cách chèn chữ ký vào Excel

Có nhiều lợi ích cho các bạn văn phòng phải không nè, giờ thì bạn cùng mình học ngay các cách chèn vào Excel các chữ ký mà bạn cần biết nha.

2. Cách chèn chữ ký tay vào file Excel đơn giản

Tùy thuộc vào bạn đang sử dụng Excel nào, 2013, 2016, 2019 hay 2010 mà bạn học cách chèn chữ ký tay vào file Excel.  

2.1 Cách chèn chữ ký vào Excel 2013, 2016 

Cách chèn hình chữ ký vào file Excel trong các phiên bản Microsoft 2013 trở lên yêu cầu bạn cần phải có Digital ID (hình ảnh, logo người dùng đã đăng ký với Microsoft) để hạn chế việc bị trùng hoặc người khác dùng logo của bạn.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2016 hay 2013 gồm các bước sau đây:

Bước 1: Cắm USB token có chữ ký số của bạn vào máy tính bằng cổng USB. Để kết nối được thì máy của bạn phải được cài sẵn phần mềm token manage của đơn vị cung cấp chữ ký số.

Bước 2: Mở Excel > mở file cần ký số và chèn vị trí muốn xuất hiện chữ ký số. 

Bước 3: Trên thanh công cụ của Excel > chọn tab Insert > chọn Signature Line > Microsoft Office Signature Line và thêm chữ ký vào đây. 

Bước 4:  Nhấp đúp (2 lần) vào ô chữ ký vừa tạo > bạn sẽ thấy xuất hiện hộp thoại có tên Signature Setup > Lần lượt điền những thông tin quan trọng vào các trường tương ứng: 

✤ Suggested signer: Tên người ký.

✤ Suggested signer’s title: Chức danh (chức vụ) người ký.

✤ Suggested signer’s e-mail: Địa chỉ mail của người ký.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2013, 2016 bước 4

Sau khi điền xong > bấm OK

Bước 5: Thêm vào hình ảnh logo cá nhân hay đơn vị tạo bảng > nhấn đúp vào vị trí đặt chữ ký số > xuất hiện hộp thoại Sign > chọn Select Image phía tay trái.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2013, 2016 bước 5

Trong mục From a File chọn Browse bạn tìm kiếm ảnh phù hợp sẽ được xuất hiện ở mục chữ ký (hoặc người tạo bang có thể scan trước chữ ký viết tay/ logo và lưu (Save) lại trước bạn khi thực hiện bước này.

Bước 6: Chọn OK đóng hộp thoại Sign >  xuất hiện hộp thoại Signature Confirmation > chọn OK.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2013, 2016 bước 6-1

 

Cách chèn chữ ký vào Excel 2013, 2016 bước 6-2

 

Cách chèn chữ ký vào Excel 2013, 2016 bước 6-3

Bước 7: Click vào ô chữ ký > bấm chuột phải > chọn Signature Details > bắt đầu kiểm tra thông tin trên chứng thư số.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2013, 2016 bước 7
Cách chèn chữ ký vào Excel 2013, 2016 bước 7-1

2.2 Cách chèn chữ ký vào Excel 2010 

Bạn nào đang dùng Excel 2010 thì làm theo mình cách chèn hình chữ ký vào file excel gồm các bước sau: 

Bước 1: Nhấn đúp 2 lần chuột trái vào hộp thoại chữ ký > Chọn Create your own digital ID > Bấm OK.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2010 bước 1

Bước 2: Tại hộp thoại Create a Digital ID > nhập thông tin vào > Bấm Create.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2010 bước 2

Trong đó:

► Name: Tên bạn.

► E-mail address: Địa chỉ Email.

► Organization: Công ty/Tổ chức.bạn đang làm việc.

► Location: Địa điểm làm việc.

Bước 3: Trong hộp thoại Sign > bấm Select Image.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2010 bước 3

Bước 4: Chọn hình từ máy > Click Sign để lưu chữ ký mới lại > sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo Signature Confirmation hiện ra là để nhắc bạn nên lưu file lại trước khi tạo.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2010 bước 4
Cách chèn chữ ký vào Excel 2010 bước 4-1

Bước 5: Sau khi chèn thành công, bạn muốn Edit thì vào Edit Anyway ở phía trên.

Cách chèn chữ ký vào Excel 2010 bước 5

Lưu ý:

✪ Sau khi chèn xong bạn sẽ  không thể chỉnh sửa file Excel đó nữa.

✪ Nếu vẫn thực hiện chỉnh sửa, Excel sẽ xóa chữ ký đã tạo và lúc này bạn có thể chỉnh sửa file Excel này bình thường.

✪ Bận nên tạo chữ ký sau cùng, khi đã thực hiện việc nhập liệu vào file xong đã nhé. 

3. Cách chèn chữ ký con dấu vào Excel 

Cách chèn chữ ký con dấu vào Excel khá nhanh và dễ làm. Nhưng mình thấy nó vẫn có nhược điểm là không thống nhất và phụ thuộc vào chữ ký tay. Bạn làm theo mình: 

Bước 1: Ký tay - đóng dấu trên giấy trắng không có hoa văn và không hàng kẻ.  

Bước 2: Scan chữ ký tay > dùng máy scan hoặc phần mềm scan có trên điện thoại đều được.

Cách chèn chữ ký con dấu vào Excel bước 2

Bước 3: Mở Excel > trỏ chuột ở vị trí cần ký > thanh công cụ chọn Insert > bấm vào Picture > Chọn file ảnh chữ ký đã được scan trước và chèn vào Excel > Bạn sẽ thấy chữ ký hiện trên bảng tính.

Cách chèn chữ ký con dấu vào Excel bước 3-1

 

Cách chèn chữ ký con dấu vào Excel bước 3-2

4. Những câu hỏi thường gặp khi chèn chữ ký vào Excel

Trong khi bạn chèn chữ ký vào excel có thể sẽ có một vài các vấn đề sau:  

Chữ ký điện tử chèn trong Excel có hợp lệ không? 

Vì chữ ký được tạo ra bằng cách thủ công, cũng không được xác thực bởi các cơ quan chứng nhận và chưa đảm bảo đầy đủ về giá trị pháp lý cũng như độ tin cậy cần thiết. Chữ ký điện tử excel hợp lệ khi bạn dùng kèm với các chứng thư số đi kèm (được cấp bởi các đối tác có liên kết với Microsoft). 

Có thể chèn một file với nhiều chữ ký không?

Bạn có thể chèn nhiều chữ ký trong cùng 1 bảng tính Excel.  

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Và trên đây là đó là các cách chèn chữ ký vào Excel cực kỳ đơn giản, mình hy vọng bạn làm được ngay. Để học thêm nhiều các thủ thuật Excel khác, bạn hãy thường xuyên vào Blog tin tức của FASTCARE nhiều hơn nhé!

Có thể bạn cần: