Hướng dẫn cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy

Việc sử dụng đồng thời Excel và Word là điều phổ biến trong làm việc. Trong bài viết này, FASTCARE sẽ thảo luận về cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy.

Microsoft Word cung cấp cách để tạo ra các bài viết chuyên nghiệp, trong khi Excel là một công cụ mạnh mẽ để quản lý và phân tích dữ liệu. Bạn có thể kết hợp hai công cụ này để tạo ra tài liệu hoàn hảo với nội dung vừa khít với trang giấy bằng cách tận dụng điểm mạnh của cả hai.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kỹ năng cần thiết về cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy hiệu quả. Cùng theo dõi nhé!

Nếu như chọn cách copy từ Excel và paste sang Word theo cách thông thường thì dữ liệu bảng sẽ không vừa trang giấy hay nói cách khác là bị tràn lề (xem hình minh họa phía dưới để rõ hơn). 

ví dụ minh họa

Khung làm việc không hiển thị hết các cột, lúc này, bạn có thể chọn cách thu nhỏ kích thước các cột bằng cách sử dụng thanh ruler. Tuy nhiên, cách này rất lâu và mất thời gian. Vậy làm sao để giải quyết triệt để hiện trạng trên, tham khảo ngay 3 cách làm sau.

Cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy bằng tùy chọn Use Destination Styles

Tùy chọn Use Destination Styles được sử dụng để áp dụng định dạng khi dán nội dung từ nguồn khác. Khi bạn áp dụng tùy chọn này, định dạng của nội dung nguồn sẽ bị loại bỏ và thay vào đó, định dạng của tài liệu đích sẽ được áp dụng. 

Ví dụ, mình muốn sao chép bảng từ Excel và dán vào Word, văn bản sẽ được dán với định dạng của Excel. Tuy nhiên, nếu mình sử dụng tùy chọn Use Destination Styles, văn bản sẽ được dán với định dạng của tài liệu Word.

Bước 1: Ở file Excel, kéo chọn các cột bạn muốn dán sang Word bằng cách bôi đen.

Bước 2: Nhấn phải chuột > Chọn Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím.

sử dụng tùy chọn Use Destination Styles bước 2

Bước 3: Điều hướng sang file Word > Nhấn phải chuột chọn Use Destination Styles (biểu tượng thứ hai từ trái sang trong hộp thoại Paste Options) ở mục Paste Options

sử dụng tùy chọn Use Destination Styles bước 3.1

Bạn sẽ thấy toàn bộ bảng bạn chọn sẽ được hiển thị đầy đủ.

sử dụng tùy chọn Use Destination Styles bước 3.2

Bước 4: Điều chỉnh lại tất cả kích thước sao cho phù hợp là xong.

sử dụng tùy chọn Use Destination Styles bước 4

Có thể bạn chưa biết:

✪ Cách bỏ dấu gạch đỏ trong Word 2010, 2013, 2016, 2019 cực dễ

✪ Hướng dẫn cách tạo mục lục Level 4 trong Word 2010, 2013, 2016

Cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy bằng cách sử dụng tùy chọn AutoFit

Tùy chọn AutoFit trong Word giúp bạn tự động điều chỉnh kích thước của các cột trong bảng sao cho phù hợp với nội dung chứa trong đó. Tùy chọn này có thể hữu ích trong một số trường hợp, đặc biệt là trong trường hợp trên. Áp dụng tùy chọn AutoFit sau bước dán từ Excel sang Word để nội dung không bị tràn lề. Cách thực hiện đơn giản như sau:

Bước 1: Tạo bảng Excel. Ở đây, mình đã chuẩn bị sẵn một file dữ liệu có các tiêu đề cột như Machine Model (Kiểu máy), Launching Year (Năm ra mắt), Color (Màu sắc), Agency (Đại lý) và Price (Giá).

sử dụng tùy chọn AutoFit bước 1

Bước 2: Trước tiên bạn hãy chọn bảng chứa các ô B4:F13.

Bước 3: Click chuột phải vào các ô đã chọn > Chọn Copy hoặc nhấn CTRL + C.

sử dụng tùy chọn AutoFit bước 3

Bước 4: Mở một tệp Microsoft Word mới.

sử dụng tùy chọn AutoFit bước 4

Bước 5: Chọn Paste hoặc sử dụng phím tắt CTRL + V để dán.

sử dụng tùy chọn AutoFit bước 5

Bước 6: Cuối cùng ta được hình minh họa sau.

sử dụng tùy chọn AutoFit bước 6

Bước 7: Sau khi dán bảng Excel vào file Word thì tới thao tác khiến bảng vừa khít với trang giấy. Trước tiên, hãy chọn bảng.

Bước 8: Vào Layout > Chọn AutoFit  > Chọn AutoFit Contents hoặc AutoFit Window. (Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl+Alt+C để thao tác nhanh hơn)

sử dụng tùy chọn AutoFit bước 8

Bước 9: Ta được kết quả như sau.

sử dụng tùy chọn AutoFit bước 9

Cách dán dữ liệu trong bảng Excel vào bảng tạo sẵn trong Word

Để đảm bảo dữ liệu chuyển từ Excel được dán vừa khít trang giấy bên Word. Bạn có thể áp dụng cách tạo sẵn bảng bên Word trước, sau đó dán dữ liệu từ Excel qua Word, cách làm chi tiết như sau:

Bước 1: Trước tiên bạn cần mở một tệp Word. Vào Insert > Chọn Table > Chọn Insert Table.

Cách dán dữ liệu trong bảng Excel vào bảng tạo sẵn trong Word bước 1

Bước 2: Cửa sổ Insert Table xuất hiện.

Bước 3: Nhập số cột và số hàng lần lượt tại ô Number of columnsNumber of rows trong mục Table Size. Trong ví dụ này, mình sẽ nhập lần lượt là 510.

Cách dán dữ liệu trong bảng Excel vào bảng tạo sẵn trong Word bước 3

Bước 4: Nhấn OK. Một bảng sẽ được tạo thành trong file Word như hình.

Cách dán dữ liệu trong bảng Excel vào bảng tạo sẵn trong Word bước 4

Bước 5: Chọn toàn bộ ô của bảng trong Excel > Nhấn chuột phải > Chọn Copy.

Cách dán dữ liệu trong bảng Excel vào bảng tạo sẵn trong Word bước 5

Bước 6: Trong file Word các bạn vào Home > Chọn Paste > Chọn Paste Special.

Cách dán dữ liệu trong bảng Excel vào bảng tạo sẵn trong Word bước 6

Bước 7: Chọn Unformatted Unicode Text > Nhấn OK.

Cách dán dữ liệu trong bảng Excel vào bảng tạo sẵn trong Word bước 7

Bước 8: Ta được kết quả hoàn chỉnh như sau.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Cách dán dữ liệu trong bảng Excel vào bảng tạo sẵn trong Word bước 8

Đó là tất cả thông tin mà FASTCARE muốn gửi gắm đến bạn trong bài viết này - cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy. Mình tin rằng bài viết này sẽ rất hữu ích đối với bạn trong công việc và học tập.

Đừng quên chia sẻ suy nghĩ và thắc mắc của bạn trong phần bình luận để chúng mình có thể hỗ trợ kịp thời nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết và hẹn gặp lại bạn ở những bài viết về chủ đề Word sau.