Cách khóa file Word không cho copy, chỉnh sửa đơn giản

Bạn muốn khóa tài liệu Word quan trọng? Dưới đây là cách khóa file Word không cho copy, chỉnh sửa, đặt tài liệu ở chế độ chỉ đọc để bảo mật thông tin của bạn.

Bạn muốn đảm bảo rằng chỉ bạn và một số người nhất định mới có thể đọc hoặc chỉnh sửa văn bản Word. Hoặc bạn muốn hạn chế người khác chỉnh sửa trong tài liệu của mình. Bạn hoàn toàn có thể làm tất cả những điều này và hơn thế nữa nếu bạn biết cách sử dụng công cụ bảo vệ trong Word.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Thực hiện các bước sau đây để biết cách cách khóa file Word không cho copy, chỉnh sửa như thế nào để tối ưu nhất nhé!

cách khóa file word không cho copy, chỉnh sửa

Các phiên bản mới nhất của Microsoft Word cung cấp một số tùy chọn để bảo mật tài liệu của bạn, bao gồm chế độ chỉ đọc, bảo vệ bằng mật khẩu, hạn chế chỉnh sửa.

Bạn cũng có thể đánh dấu tài liệu là tài liệu cuối cùng để mọi người biết rằng tài liệu đó không bị thay đổi kể từ lần cuối bạn lưu. Các tùy chọn này hoạt động trong Word 2016, 2013, 2010 và phiên bản mới nhất Microsoft Word 365. 

Tại sao nên biết cách khóa file Word không cho copy, chỉnh sửa?

Việc không bảo vệ hoặc khóa tài liệu Word một cách đầy đủ trước khi gửi có thể dẫn đến nhiều vấn đề khác nhau:

Thông tin của tài liệu có thể bị rò rỉ thông qua việc sao chép nội dung của nó sang một tệp mới. Ví dụ: tài liệu lưu hành nội bộ ở công ty hay trường học.

Thông tin có thể bị giả mạo bởi một bên nào đó với ý đồ xấu, hoặc bị chỉnh sửa để lưu hành trái phép. Ví dụ: sách về các vấn đề Tôn giáo, phản động, ...

Bảo vệ tài liệu dưới quyền sở hữu trí tuệ của tác giả, tránh tình trạng “ăn cắp chất xám”.

Có thể bạn quan tâm:

✪ Cách mở khóa file Word bị khóa mật khẩu đơn giản nhất

✪ 3 Cách định dạng ngày tháng năm trong Word cực hữu ích

Các cách khóa file Word không cho copy, chỉnh sửa hiệu quả

Có một số cách để khóa tài liệu Word khỏi chỉnh sửa, in và sao chép. Cùng mình tìm hiểu 2 cách phổ biến sau, mỗi cách sẽ phù hợp với mỗi nhu cầu khác nhau, nên bạn cân nhắc sử dụng cho hợp lý nhé!

Cách khóa file Word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing

Microsoft Word có trang bị tùy chọn bảo vệ tích hợp chống chỉnh sửa tên là Restrict Editing. Và tính năng này cho phép bạn bảo vệ bằng mật khẩu hoặc khóa mật khẩu tài liệu Microsoft Word khỏi chỉnh sửa chỉ bằng vài thao tác đơn giản.

Sơ lược các tính năng có trong công cụ Restrict Editing để bạn có thể linh hoạt thay đổi phù hợp với nhu cầu:

Limit formatting to a section of styles: Để duy trì kiểu định dạng nhất quán trong toàn bộ tài liệu Word. Tùy chọn này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả tài liệu trong file của bạn có giao diện nhất quán.

No changes (Read-only): Để ngăn người dùng thực hiện những thay đổi đối với định dạng của tài liệu, chẳng hạn như sách hướng dẫn và tài liệu tham khảo.

Allow only these formatting changes: Để cho phép người dùng chỉ thực hiện một số thay đổi định dạng nhất định. Điều này hữu ích với những tài liệu mà bạn muốn người dùng chỉnh sửa nhưng hạn chế những loại thay đổi mà họ có thể thực hiện.

Start enforcement: Đặt mật khẩu bảo vệ cho tài liệu của bạn.

Dưới đây là cách bảo vệ hoặc khóa tài liệu Word khỏi chỉnh sửa:

Bước 1: Nhấp vào Review > Chọn Restrict Editing.

Cách khóa file Word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing bước 1

Bước 2: Tích vào ô Limit formatting to a section of styles.

Cách khóa file Word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing bước 2

Bước 3: Trong phần Restrict Editing, hãy chọn Allow only this type of editing in the document để ngăn người khác thay đổi định dạng tài liệu của bạn. Ngay menu thả xuống dưới dòng chữ này chọn No changes (Read only). Chế độ này ngăn người dùng thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào đối với định dạng của tài liệu.

Cách khóa file Word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing bước 3

Bước 4: Trong phần Start enforcement, chọn Yes to start enforcing protection.

Cách khóa file Word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing bước 4.1

Trong hộp thoại Start Enforcing Protection, nhập mật khẩu và sau đó nhấn OK.

Cách khóa file Word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing bước 4.2

Bước 5: Bạn cũng có thể hủy bỏ tùy chọn mật khẩu bằng cách nhấn vào Stop Protection

Cách khóa file Word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing bước 5.1

Hộp thoại Unprotect Document sẽ xuất hiện và nhấn OK.

Cách khóa file Word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing bước 5.2

Cách không cho chỉnh sửa trong Word bằng các tùy chọn có trong Protect Document

Trong phần Protect Document có 3 tùy chọn sau:

Read-Only Mode (Chế độ chỉ đọc).

Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu).

Restrict Editing (Hạn chế chỉnh sửa).

Lần lượt tìm hiểu để xem mình áp dụng các tùy chọn này như thế nào trong việc bảo vệ tài liệu Word nhé!

Read-Only Mode 

Bạn có thể đặt tài liệu ở chế độ chỉ đọc để không ai khác có thể chỉnh sửa tài liệu, các bước thực hiện như sau: 

Bước 1: Mở File > Chọn Info > Chọn Protect Document để xem các tùy chọn bảo mật. Từ menu Protect Document, chọn Mark as Final. Bây giờ, bạn chỉ cần lưu tài liệu, đóng nó lại, sau đó mở lại.

Read-Only Mode bước 1

Bước 2: Word sẽ hiện lên một thông báo màu vàng dưới dạng chỉ đọc, trừ khi bạn cần thực hiện thay đổi. Bấm Edit Anyway để chỉnh sửa.

Read-Only Mode bước 2

Bước 3: Để loại bỏ chế độ này, hãy mở tài liệu và bấm vào menu File, đi tới Info > Chọn Protect Document > Chọn Mark as Final.

Read-Only Mode bước 3

Encrypt with Password 

Bạn có thể mã hóa tài liệu bằng mật khẩu theo các bước sau:

Bước 1: Đi tới File > Chọn Info > Chọn Protect Document và chọn tùy chọn Encrypt with Password. Word sẽ nhắc bạn tạo mật khẩu cho tài liệu. Nhớ sử dụng mật khẩu bạn có thể nhớ vì không có cách nào lấy lại hoặc đặt lại mã nếu bạn quên đâu đấy.

Encrypt with Password bước 1

Bước 2: Nhập mật khẩu > Nhấn OK.

Encrypt with Password bước 2

Bước 3: Confirm lại mật khẩu > Nhấn OK.

Encrypt with Password bước 3

Bước 4: Bây giờ hãy lưu tài liệu, đóng rồi mở lại và Word sẽ hiện thị thông báo nhập mật khẩu để truy cập tài liệu.

Encrypt with Password bước 4

Bước 5: Để xóa mật khẩu, hãy nhấn lại vào menu File, đi tới Info và chọn Protect Document, sau đó nhấp vào Encrypt with Password

Encrypt with Password bước 5

Bước 6: Một cửa sổ sẽ xuất hiện và bạn có thể xóa mật khẩu đi, sau đó nhấp vào OK

Encrypt with Password bước 6

Còn về tùy chọn Restrict Editing, các bước sẽ tương tự như phần 1, nên các bạn tham khảo phần 1 giúp mình nhé!

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Vậy là các bạn đã cùng FASTCARE tìm hiểu các cách khóa file Word không cho copy, chỉnh sửa đơn giản qua bài viết này rồi nhé! Nếu bạn biết cách áp dụng thì các thao tác trên không đơn giản là bảo vệ tài liệu mà bạn còn có thể phát triển thành nhiều loại tài liệu đa dạng hơn. 

Ví dụ: bằng cách giới hạn một số phần không bị thay đổi, bạn có thể biến tài liệu Word thành một biểu mẫu cho phép mọi điền khảo sát ý kiến và thu về tổng hợp nội dung. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.