Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365

Tại sao phải soạn văn bản theo cách lỗi thời trong khi Word 365 đã trang bị tính năng mới? Tìm hiểu cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word ngay nhé.

Cách đây không lâu, dự án Microsoft Garage được phát triển để kiểm tra khả năng đọc chính tả trong các ứng dụng của Office. Ngay sau đó, tính năng Dictate (cho phép người dùng nhập văn bản bằng giọng nói) đã được triển khai trên Microsoft Word dành cho Microsoft 365. 

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Cũng như các phiên bản miễn phí của Word dành cho web, và cả điện thoại thông minh nữa. Sau đây, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word bằng tính năng vừa được giới thiệu phía trên. Theo dõi ngay nhé!

cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong word

Trước khi đọc nội dung và thực hiện, có một số điểm bạn cần lưu ý để phát huy tốt nhất tính năng Dictate:

Đảm bảo bạn có thể và đã đăng nhập vào tài khoản chính thức của Microsoft 365. Chỉ khi đó bạn mới tìm thấy tùy chọn Dictate trên thanh công cụ Word. 

Nói rõ ràng các phát âm để Word hiểu rõ và phiên âm cho đúng.

Chọn căn phòng yên tĩnh và không ồn ào để tránh tạp âm khi micro đang hoạt động và chuyển chúng thành văn bản.

Hiệu quả của việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản phụ thuộc vào tốc độ của Internet.

Bạn cần có kết nối Internet ổn định để sử dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản một cách dễ dàng hơn.

Cấp quyền truy cập cho micro trong Word. Trong trường hợp micro không có quyền truy cập, tính năng Dictate sẽ không hoạt động.

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 trực tiếp

Đối với cách soạn thảo này, bạn sẽ trực tiếp nói bằng micro để Word phiên âm nên nhớ cấp quyền cho micro nhé! Word cũng sẽ yêu cầu quyền sử dụng micro trong trường hợp lần đầu bạn sử dụng.

Bước 1: Khởi chạy Microsoft Word và mở tài liệu mới. Trỏ con trỏ chuột ở nơi bạn muốn bắt đầu đọc chính tả. Nhấp vào biểu tượng Dictate ở tab Home. Nhấp vào micro và bắt đầu nói thôi. Để ngừng đọc chính tả, hãy nhấn lại vào biểu tượng Dictate.

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 trực tiếp bước 1

Bước 2: Bên cạnh micro là biểu tượng bánh răng, nhấn vào đây để mở hộp thoại Dictate Settings.

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 trực tiếp bước 2.1

Chọn bật Enable Auto Punctuation để tự động chấm câu bao gồm dấu chấm, dấu phẩy và các dấu khác mà bạn không cần phải đọc chúng.

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 trực tiếp bước 2.2

Bước 3: Bạn cũng có thể bật hoặc tắt bộ lọc ngôn từ nhạy cảm Filter sensitive phrases. Khi bật bộ lọc này, bất kỳ từ nào mà Word nghi là “không đúng chuẩn mực” sẽ được hiển thị dưới dạng một chuỗi dấu hoa thị

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 trực tiếp bước 3

Bước 4: Bạn thậm chí có thể đọc chính tả văn bản bằng các ngôn ngữ khác bằng cách thao tác ở mục Spoken Languages

Nhấn mũi tên hướng xuống và chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng. Sau khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong cửa sổ Dictate Settings, hãy nhấp vào Save.

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 trực tiếp bước 4

Cách soạn thảo Word bằng giọng nói từ tệp âm thanh có sẵn

Microsoft Word cũng cung cấp tính năng Transcribe để bạn có thể ghi lại các tài liệu của mình và lưu chúng dưới dạng tệp âm thanh (.wav, .mp4, .m4a hoặc .mp3) hoặc tải lên tệp âm thanh giọng nói hiện có. 

Bước 1: Để thực hiện điều này, hãy nhấp vào mũi tên xuống trên nút Dictate và chọn Transcribe. Trong thanh bên Transcribe, hãy nhấp vào Upload audio.

Cách soạn thảo Word bằng giọng nói từ tệp âm thanh có sẵn bước 1

Bước 2: Chọn tập tin bạn muốn nhập. Sau khi các từ được phiên âm xuất hiện, hãy nhấp vào nút Play để nghe chúng (xem hình minh họa). 

Cách soạn thảo Word bằng giọng nói từ tệp âm thanh có sẵn bước 2

Bước 3: Nhấp vào Add to Document và bạn có thể chọn nhiều lựa chọn sau: just text (chỉ thêm văn bản),  with speaker (thêm văn bản có tên người nói), with timestamps (thêm văn bản có thời gian) hoặc with speaker and timestamps

Chọn tùy chọn bạn muốn và văn bản sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn.

Cách soạn thảo Word bằng giọng nói từ tệp âm thanh có sẵn bước 3
Xem thêm:

Cách soạn thảo Word bằng giọng nói trong phiên bản web

Nếu bạn là học sinh, sinh viên, không có nhiều kinh tế để mua bản quyền Office 365 mà vẫn muốn soạn thảo văn bản bằng giọng nói thì mình có một giải pháp cho các bạn đấy. Điều đặc biệt ở Microsoft Word 365 là được trang bị phiên bản web, và phiên bản này miễn phí cho tất cả người dùng, bao gồm cả người dùng không có đăng ký Microsoft 365.

Bước 1: Để sử dụng Microsoft Office trên web, hãy đăng nhập vào Tài khoản Microsoft theo đường link sau. Mở một tài liệu và nhấp vào biểu tượng Đọc chính tả ở mục Giọng nói trong menu thả xuống. 

Cách soạn thảo Word bằng giọng nói trong phiên bản web bước 1

Bước 2: Cho phép quyền truy cập micro để sử dụng.

Phiên bản web cũng trang bị những tùy chọn như phiên bản phần mềm nên bạn có thể áp dụng các bước như phần trên trong phần này nhé.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn dùng tính năng phiên âm ở phiên bản web thì bạn phải trả phí.

Cách soạn thảo Word bằng giọng nói trong phiên bản web bước 2

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 phiên bản thiết bị di động

Đây là giải pháp siêu tiện lợi cho các bạn trong trường hợp khẩn, không có laptop bên cạnh, Word 365 trên điện thoại cũng có thể soạn thảo văn bản nhanh chóng, hiệu quả và đặc biệt là nó miễn phí. Để thực hiện, các bạn làm như sau: 

Bước 1: Mở ứng dụng Word 365 trên điện thoại, chọn tạo tài liệu Word mới > Chọn Đọc chính tả.

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 phiên bản thiết bị di động bước 1

Bước 2: Điều quan trọng vẫn là cấp quyền truy cập Micro trong Word. Nhấp vào Micro để bắt đầu nói, Word sẽ tự động soạn thảo theo giọng nói của bạn. Nhấn vào Micro lần nữa để tiếp tục nói.

Bước 3: Các chức năng cũng sẽ tương tự như phiên bản Word trên phần mềm, bạn chọn vào biểu tượng bánh răng góc cuối bên trái để thay đổi các tùy chọn. Nhấn vào biểu tượng bàn phím để chỉnh sửa nội dung.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word 365 phiên bản thiết bị di động bước 3

Qua đó, bạn đã biết cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói trong Word ngay cả trên laptop, điện thoại và phiên bản web. Chuyển giọng nói thành văn bản là một trong những tính năng “vàng” của Microsoft. Kiểu gõ này được đa số người dùng Word thông thường ưa thích. 

Ban đầu, bạn có thể gặp chút khó khăn trong việc phát âm chính xác các từ, đây cũng là một cách bạn rèn luyện phát âm hiệu quả đấy. Hy vọng các cách được giới thiệu vừa rồi sẽ hữu ích đối với bạn trong mọi trường hợp. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết và hẹn gặp lại bạn ở các bài viết thủ thuật sau nhé!