Cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng và khắc phục dễ dàng

FASTCARE chia sẻ với bạn cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng và tìm cách khắc phục đơn giản.  Áp dụng ngay để giảm dung lượng file và xử lý dữ liệu nhanh hơn.

File Excel bị tăng dung lượng khiến bạn gặp trở ngại khi làm việc. Phải nhanh chóng tìm cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng và khắc phục ngay. Tham khảo một vài mẹo mà FASTCARE tổng hợp dưới bài viết này nhé!

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng 

Có một số nguyên nhân khiến file Excel bị nặng bất thường gây cản trở tốc độ làm việc của bạn. Khi mở file Excel mà thấy dữ liệu tải chậm, thao tác không hoạt động, hệ thống bị đơ,...thì bạn hãy kiểm tra vài vấn đề như:

Kiểm tra kích cỡ file 

Microsoft Excel có giới hạn về dung lượng dữ liệu của mỗi file mà phần mềm xử lý được. Các phiên bản được dùng phổ biến như Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019,...đều có giới hạn file là 2 GB. Do đó nếu file của bạn vượt quá giới hạn này, Excel sẽ không xử lý được và thông báo lỗi. 

Kiểm tra định dạng file

Các định dạng màu nền, màu chữ, font chữ, đường kẻ ô tính, hình ảnh, định dạng có điều kiện,...làm file bị nặng và khó xử lý dữ liệu. Để dễ nhìn và làm đẹp trang tính mà nhiều bạn đã lạm dụng quá nhiều chức năng định dạng. Đây chính là nguyên nhân làm file bị tăng dung lượng bất thường.

Cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng

Kiểm tra dữ liệu trong file 

Excel được thiết lập khả năng xử lý dữ liệu vô cùng chính xác. Tuy nhiên nếu file của bạn chứa quá nhiều dữ liệu công thức, hàm, hình ảnh đồ họa, biểu đồ, link,...phức tạp thì sẽ dẫn đến tăng dung lượng. Đặc biệt là hình ảnh dưới dạng BMP sẽ chiếm nhiều dung lượng thay vì JPEG hay JPG. Khi đó các thao tác trên file không còn được mượt và thường bị lỗi. 

Kiểm tra phiên bản Excel đang sử dụng 

Trong một vài trường hợp, nếu bạn mở file Excel được tạo bằng phiên bản mới hơn phiên bản bạn đang dùng thì cũng gây ra lỗi. Phần mềm phiên bản cũ chưa được cập nhật tính năng đầy đủ nên sẽ không xử lý được toàn bộ dữ liệu. Đôi khi là do xung đột hệ thống dẫn đến tăng kích cỡ file. Lỗi này khiến file không mở được hoặc khó thao tác trên phiên bản Excel bạn đang dùng. 

Lý do bạn nên giảm dung lượng file Excel

File Excel tăng dung lượng đột biến gây ra nhiều vấn đề phiền toái khi mở file và xử lý công việc. Rõ ràng một file dung lượng nhẹ sẽ dễ thao tác “mượt mà” và nhanh chóng hơn, tránh các lỗi sai sót. Biết được cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng và giảm dung lượng file sẽ đảm bảo:

  • Tăng tốc độ và hiệu quả xử lý dữ liệu trên file.
  • Giúp bạn chia sẻ file nhanh chóng, dễ dàng hơn.
  • Gửi file và mở file nhanh mà không cần dùng các phần mềm nén file. 
  • Lưu file nhanh chóng, không chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ. 

Có thể bạn sẽ cần:

Cách khắc phục file Excel bị nặng đơn giản

Dưới đây là một số cách giúp bạn sửa lỗi file Excel bị nặng chạy chậm:

Cách 1: Sửa định dạng lưu file 

Bước 1: Mở file Excel trên máy tính > chọn mục File > chọn Save As.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 1 bước 1

Bước 2: Ở mục Save as type, bạn chọn Excel Binary Workbook. Đây là định dạng tập tin nhị phân, có dung lượng nhỏ hơn so với tập tin đuôi .xls mặc định của Excel. 

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 1 bước 2

Bước 3: Nhấn Save để lưu lại file. 

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 1 bước 3

Cách 2: Xóa bỏ định dạng ở các hàng và cột trống

Trong quá trình định dạng trang tính, một số hàng và cột trống cũng được định dạng dù không có dữ liệu. Bạn xóa định dạng để file bớt nặng nhé! 

Bước 1: Mở file Excel trên máy > Nháy chuột vào ô đầu tiên của hàng trống > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + phím mũi tên lên + Shift + phím mũi tên xuống để chọn toàn bộ hàng và cột trống.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 2 bước 1

Bước 2: Chọn mục Home > chọn Clear.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 2 bước 2

Bước 3: Chọn Clear All để xóa tất cả định dạng của vùng trống. 

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 2 bước 3

Cách 3: Xóa các định dạng có điều kiện trong file Excel 

Bước 1: Mở file Excel > Chọn mục Home.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 3 bước 1

Bước 2: Trong phần Styles, bạn chọn Conditional Formatting

Bước 3: Chọn Clear rules.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 3 bước 3

Bước 4: Chọn Clear Rules from Entire Sheet để xóa toàn bộ các quy tắc trong file. 

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 3 bước 4

Cách 4: Giảm dung lượng hình ảnh trong file

Khi tìm cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng và khắc phục chúng, bạn hãy lưu ý đến hình ảnh. Vì đây là một nguyên nhân hàng đầu làm tăng dung lượng file. 

Bước 1: Mở file Excel > Chọn hình ảnh có trên file > Chọn mục Format > Chọn Compress Pictures.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 4 bước 1

Bước 2: Chọn mục Email (96 ppi): minimize document size for sharing để nén dung lượng hình ảnh. Nếu file có nhiều hình ảnh thì bạn hãy bỏ chọn ở mục Apply only to this picture và nhấn OK. 

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 4 bước 2

Cách 5: Xóa các link dữ liệu nặng trên file

Bước 1: Mở file Excel > Chọn mục Data > Chọn Edit Links.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 5 bước 1

Bước 2: Chọn link cần xóa và chọn tiếp Break Link.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 5 bước 2

Bước 3: Trên hộp thoại hiện ra, bạn nhấn vào Break Links để xác nhận và hoàn tất.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 5 bước 3

Cách 6: Xóa bỏ Name Range trong trang tính

Name Range là thao tác đặt tên cho vùng dữ liệu để dễ chỉnh sửa, quản lý các công thức có trên trang tính. Nhưng nếu Name Range xuất hiện quá nhiều thì file Excel của bạn bị tăng dung lượng. Hãy kiểm tra và xóa bớt Name Range bị lỗi. 

Bước 1: Mở file Excel > Chọn mục Formulas > Chọn Name Manager.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 6 bước 1

Bước 2: Chọn mục Name bị lỗi và nhấn chọn Delete.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 6 bước 2

Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất.

Cách khắc phục file Excel bị nặng cách 6 bước 3

Trên đây là cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng và giảm dung lượng file, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Cùng thực hiện để xem kết quả và chia sẻ với bạn bè nữa nhé! Cảm ơn bạn đã theo dõi FASTCARE và đừng quên chúng mình còn cập nhật nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích khác.