Cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel kèm ví dụ

Thành thạo các cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel sẽ rút ngắn thời gian làm báo cáo của bạn rất nhiều. Cùng FASTCARE tìm hiểu ngay.

Xếp hạng dữ liệu trong Excel là một kỹ năng quan trọng giúp bạn sắp xếp dựa trên thứ tự ưu tiên, từ giá trị cao nhất đến giá trị thấp nhất. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng nhận biết và phân loại thông tin mà không mất nhiều thời gian nhập thủ công.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Ở bài viết bên dưới, FASTCARE sẽ hướng dẫn 2 cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel phổ biến nhất.

Cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel

Cách xếp hạng từ cao xuống thấp tròn Excel sử dụng hàm RANK

Cách đầu tiên và cũng là cách tiện lợi nhất là sử dụng hàm RANK trong Excel. Tuy nhiên trước khi đi vào các bước thực hiện, bạn cần hiểu hàm RANK hoạt động như thế nào.

Hàm RANK là gì?

Hàm RANK là một hàm được sử dụng để xếp hạng các giá trị trong một phạm vi hoặc bảng. Hàm RANK biểu hiện thứ hạng của một giá trị trong phạm vi hoặc bảng, tính từ 1 đến số lượng giá trị trong phạm vi hoặc bảng. Bởi vậy, cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel sử dụng hàm RANK là chủ yếu.

Hàm RANK là gì?

Cú pháp của hàm RANK là:

=RANK(number, ref, order)

Trong đó:

  • Number: Giá trị mà bạn muốn xếp hạng.
  • Ref: Phạm vi hoặc bảng mà bạn muốn xếp hạng.
  • Order: Thứ tự xếp hạng. Giá trị có thể là "Ascending" (tăng dần) hoặc "Descending" (giảm dần). Trong công thức sẽ được thể hiện bằng số 0 : nếu muốn sắp xếp theo giảm dần, 1 : nếu muốn sắp xếp theo tăng dần.

Lưu ý, hiện tại hàm RANK trong Excel đã có cấu trúc là RANK.EQRANK.AVG. Tính năng vẫn không thay đổi nên bạn vẫn có thể áp dụng bình thường. 

Cách xếp hạng trong Excel bằng hàm RANK

Sau đây, FASTCARE sẽ hướng dẫn bạn cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel. Ví dụ cụ thể dưới đây sẽ giúp bạn hình dung dễ hơn.

Bước 1: Bảng tính dưới đây thể hiện điểm số. Để sắp xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp, bạn nhập công thức: =RANK(number, ref, order)

Ở bảng tính này, bạn nhập công thức tại ô Xếp hạng như sau:

 =RANK(D2,$D$2:$D$6,0)

Trong đó:

  • D2 là điểm số cần kiểm tra để xếp thứ tự
  • $D$2:$D$6 là danh sách điểm số đã được cố định
  • 0 là thứ tự từ cao xuống thấp
Cách xếp hạnh trong Excel bằng hàm RANK bước 1

Bước 2: Sau khi nhập xong công thức, nhấn Enter để chạy. Ô tính sẽ tự động hiện thứ tự xếp hạng. Tiếp theo bạn đặt con trỏ vào cuối ô tính đến khi hiện dấu + thì nhấn và kéo xuống hết danh sách. Công thức sẽ tự động chạy cho những hàng còn lại.

Cách xếp hạnh trong Excel bằng hàm RANK bước 2

Để tạo công thức xếp hạng theo thứ tự ngược lại - từ thấp đến cao bạn chỉ cần đổi số order thành 1. Đây là công thức đơn giản, nhanh và dễ sử dụng nhất. Thao tác không khó để ghi nhớ và làm theo nên ai không thạo Excel cũng có thể làm được.

Có thể bạn cần:

Cách xếp hạng trong Excel bằng hàm IF

Ngoài hàm RANK trong Excel bạn có thể sử dụng cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel bằng hàm IF.

Hàm IF là gì?

Hàm IF là hàm logic được sử dụng để thực hiện một hành động dựa trên điều kiện. Hàm IF có thể được sử dụng để so sánh hai giá trị, kiểm tra một giá trị có nằm trong một phạm vi hay không, hoặc kiểm tra xem một giá trị có bằng một giá trị cụ thể hay không. Bạn cần một hàm xếp hạng có nhiều điều kiện trong Excel thì hàm IF là hàm phù hợp nhất.

Hàm IF là gì?

Cú pháp của hàm IF là:

=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Trong đó:

  • Logical_test: Điều kiện mà bạn muốn kiểm tra.
  • Value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện là TRUE.
  • Value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện là FALSE.

Hàm IF là một hàm linh hoạt có thể được sử dụng để thực hiện nhiều loại thao tác dựa trên điều kiện. Bạn cũng có thể sử dụng hàm này để tạo các công thức xếp hạng trong Excel. 

Cách xếp hạng trong Excel bằng hàm IF

Cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel băng hàm IF như sau.Bảng tính ví dụ bên dưới thể hiện điểm số của danh sách học sinh. Bạn cần xếp hạng những học sinh này theo điều kiện như sau:

  • Điểm trên 9 xếp hạng giỏi
  • Điểm từ 6 đến 8 xếp hạng khá
  • Điểm từ 5 đến 6 xếp hạng trung bình
  • Dưới 5 điểm xếp hạng yếu

Bước 1: Bạn áp dụng công thức sau: 

=IF(D2>8,"Giỏi",IF(AND(D2>=6.5,D2<=8),"Khá",IF(AND(D2>=5,D2<6.5),"Trung bình","Yếu")))

Cách xếp hạng trong Excel bằng hàm IF bước 1

Trong đó bạn có thể hiểu: 

IF(D2>8,”Giỏi” : Xét điều kiện nếu điểm số lớn hơn 8 thì xếp loại Giỏi, nếu sai xét điều kiện tiếp theo

IF(AND(D2>=6.5,D2<=8),"Khá" : Nếu điểm số lớn hơn bằng 6.5 và nhỏ hơn bằng 8 thì xếp loại Khá. Sai xét tiếp điều kiện 

IF(AND(D2>=5,D2<6.5),"Trung bình","Yếu"))) : Nếu điểm số lớn hơn bằng 5 và nhỏ hơn 6.5 thì xếp loại Trung bình. Sai xếp loại còn lại là Yếu.

Bước 2: Khi viết xong công thức cho học sinh đầu, bạn làm tương tự như cách sử dụng hàm RANK, kéo xuống và để công thức tự chạy cho các hàng còn lại.

Cách xếp hạng trong Excel bằng hàm IF bước 2

Bạn cũng có thể sử dụng hàm COUNTIF với công thức:

=COUNTIF(range, criteria)

Áp dụng công thức này vào bảng tính chúng ta có công thức:

=COUNTIF(danh sách điểm số, “>”& điểm số) +1

Cách xếp hạng trong Excel bằng hàm Countif

Hàm COUNTIF được sử dụng để đếm số ô đáp ứng một số loại tiêu chí khác nhau. Công thức trên áp dụng điều kiện đếm những số lớn hơn điểm được chọn. Sau đó công thức cộng thêm 1 để ra thứ hạng của học sinh. Ví dụ điểm 10 là điểm cao nhất, công thức sẽ không thể đếm được số nào lớn hơn số 10 và cho ra giá trị bằng 0. Công thức cộng thêm 1 để ra thứ hạng, điểm 10 chính là điểm số có thứ hạng cao nhất.

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel bằng hàm IF và COUNTIF này sẽ phức tạp hơn hàm RANK. Tuy nhiên nếu thông thạo được hàm IF thì các công thức khác trong Excel sẽ đều dễ hiểu hơn. Bạn có thể tự lựa chọn xem cách nào phù hợp với bản thân nhé

Tổng kết

Tóm lại, có 2 cách xếp hạng từ cao xuống thấp trong Excel phổ biến nhất như trên. Bạn có thể áp dụng cả hai thủ thuật và tìm cách phù hợp cho file tính của mình. Mong những thông tin vừa rồi sẽ giúp ích cho bạn và hẹn gặp lại ở những bài viết sau.