Cách tách họ, tách tên trong Excel nhanh chóng, tiện lợi

Bạn đã biết tách tên và họ trong Excel thành cột riêng hay chưa? Trong bài viết ngày hôm nay FASTCARE sẽ chia sẻ các cách tách tên trong Excel cực nhanh chóng và tiện lợi. Hãy theo dõi bài viết để không bỏ lỡ thông tin nhé.

Sử dụng tính năng Find and Replace tách tên trong excel

Tính năng tách tên trong Excel đầu tiên mà mình muốn nói đến đó là tính năng Find and Replace. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và thay thế thông tin trong bảng tính của mình. Chức năng này cũng cung cấp nhiều tùy chọn linh hoạt như tìm kiếm theo định dạng cụ thể, tìm kiếm trong một phạm vi cụ thể, thay thế toàn bộ hoặc từng phần của thông tin được tìm thấy.

Các bước tách họ tên trong Excel với tính năng Find and Replace bao gồm:

• Bước 1: Copy dữ liệu Họ và tên vào cột Tên.

• Bước 2: Để tách tên, chọn dữ liệu từ C2 đến C11, nhấn Ctrl + H để mở bảng Find and Replace.

• Bước 3: Tại Find what, nhập * (Shift + 8) và Space để tách tên, sau đó chọn Replace All là hoàn tất cách tách họ, tách tên trong Excel bằng Find and Replace.

Nếu muốn chỉ tách riêng phần họ, bạn thực hiện thêm các bước sau:

• Bước 4: Ở cột B (họ và tên đệm), nhập công thức  “LEFT(A2;LEN(A2)-LEN(C2))” và nhấn Enter .

• Bước 5: Sau đó, kéo công thức từ trên xuống, bạn sẽ thấy kết quả họ được tách từ Họ và tên ở cột A như ảnh bên dưới.

Bằng các bước mình hướng dẫn phía trên, bạn có thể thành công tách họ và tên trong Excel, tuy nhiên cách này sẽ chỉ tách được Họ trong Họ và tên chứ không thể tách được giá trị Họ và tên đệm. Mình sẽ hướng dẫn bạn tách cả họ và tên đệm trong nội dung tiếp theo đây.

Cách tách tên trong excel với lệnh Text to Columns

Cách tách họ tên trong Excel tiếp theo mà bạn có thể dùng đó là lệnh Text to Columns. Cách này phù hợp với những dữ liệu tên bao gồm 2 chữ hoặc các tác vụ yêu cầu lấy từng thông tin về cả họ, tên, tên đệm. Cách tách họ tên trên Excel bằng lệnh Text to Columns:

• Bước 1: Chọn các ô tính chứa dữ liệu họ và tên cần tách. Truy cập tab "Dữ liệu" và chọn "Text to Columns".

• Bước 2: Khi cửa sổ "Convert Text to Columns Wizard" mở ra. Chọn "Delimited" rồi nhấn "Next".

• Bước 3: Trong mục "Delimiters", chọn "Space" và nhấn "Next".

• Bước 4: Chọn "Text" làm kiểu dữ liệu. Chỉ định ô bắt đầu (ví dụ: B2) cho dữ liệu đã tách trong phần "Destination". Nhấn "Finish".

• Bước 5: Dữ liệu họ và tên ban đầu ở cột A sẽ được phân tách thành các cột riêng biệt.

Tách tên trong Excel sử dụng tính năng Flash fill

Một cách đơn giản hơn để bạn tách họ và tên trong Excel đó là sử dụng Flash fill. Công cụ này giúp bạn tự động điền dữ liệu dựa trên mẫu mà bạn đã cung cấp. Cụ thể hơn, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Trình bày các dữ liệu tên theo mẫu sau: Dữ liệu Họ, Tên đệm và Tên của nhân viên đầu tiên vào 3 cột B C D.

• Bước 2: Click chọn vào ô dữ liệu Họ đầu tiên mà bạn vừa điền, bạn chọn Data trên thanh công cụ và chọn Flash Fill.

• Bước 3: Sau khi hoàn tất bước 2, dữ liệu về Họ sẽ được Excel tự động tách. Bạn tiến hành lặp lại thao tác cho cột dữ liệu Tên đệm và Tên để hoàn tất việc tách dữ liệu.

Kết hợp nhiều hàm để tách họ và tên trong Excel

Để tách họ tên trong Excel bạn có thể kết hợp các hàm RIGHT, LEFT, LEN, SUBSTITUTE,... với nhau. Sau đây là công thức và các bước kế hợp nhiều hàm để tách họ, tách tên trong Excel mà bạn có thể tham khảo:

• Bước 1: Nhập công thức =RIGHT(A3;LEN(A3)-FIND("@";SUBSTITUTE(A3;" ";"@";LEN(A3)-LEN(SUBSTITUTE(A3;" ";""))))) vào ô C3 (cột Tên) rồi nhấn Enter.

• Bước 2: Kéo công thức xuống áp dụng cho các ô còn lại trong cột Tên.

• Bước 3: Nhập công thức =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)) vào ô B3.

• Bước 4: Kéo công thức xuống áp dụng cho các ô còn lại trong cột.

Lưu ý, với cách thực hiện tách tên kết hợp nhiều hàm bạn cần nhập chính xác tuyệt đối các công thức để có thể tách dữ liệu chính xác và nhanh nhất nhé.

Xem thêm:

• Tìm hiểu Pivot Table: Công cụ thống kê dữ liệu trong Excel
• Hướng dẫn kẻ ô, tạo bảng trong Excel chuyên nghiệp hơn

Cần chú ý gì khi tách họ và tên trong Excel?

Đồng thời, để tách họ, tách tên trong Excel đúng thông tin mong muốn, bạn cần lưu ý thêm một số vấn đề quan trọng sau:

• Nhập đúng, đủ công thức: Sai sót trong việc nhập liệu có thể dẫn đến kết quả không chính xác, đảm bảo nhập đầy đủ mọi ký tự của hàm và kiểm tra kỹ.
• Kiểu dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu họ và tên được nhập đúng định dạng, không chứa ký tự đặc biệt không cần thiết ngoài khoảng trắng. Dữ liệu không nhất quán (ví dụ: có người có họ lót, có người không) sẽ ảnh hưởng đến kết quả.
• Kiểm tra kết quả: Sau khi tách, hãy kiểm tra kỹ kết quả trên một mẫu dữ liệu nhỏ trước khi áp dụng cho toàn bộ dữ liệu. Điều này giúp phát hiện các lỗi nếu có, tránh rủi ro lỗi toàn bộ dữ liệu.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết về cách tách tên trong Excel mà FASTCARE muốn giới thiệu đến bạn, hy vọng bài viết giúp bạn sử dụng Excel hiệu quả và dễ dàng hơn. Chúc bạn thao tác thành công và đừng quên để lại comment cho mình biết bạn thường dùng cách nào để tách họ và tên trong Excel nhé.