Sửa lỗi 2 dấu cách trong Word nhanh chỉ trong 3 phút

Lỗi xuất hiện 2 dấu cách trong Word là tình trạng khá phổ biến khi xử lý văn bản dài hoặc chỉnh sửa từ nhiều nguồn khác nhau. Thay vì mất thời gian thủ công xóa từng khoảng trống bằng chuột bạn có thể áp dụng những mẹo đơn giản để khắc phục vấn đề này. Trong bài viết này, FASTCARE sẽ hướng dẫn bạn cách sửa lỗi 2 dấu cách trong Word chỉ với vài thao tác nhanh gọn. Hãy cùng khám phá ngay!

Nguyên nhân gây ra lỗi 2 dấu cách trong Word 

Trước khi tìm hiểu cách sửa lỗi 2 dấu cách trong Word, hãy cùng điểm qua những nguyên nhân gây ra tình trạng này. Bởi vì khi đã hiểu được nguyên nhân của vấn đề sẽ giúp bạn dễ dàng khắc phục hơn. Các nguyên nhân làm xuất hiện lỗi 2 cách bao gồm: 

• Word tự động căn chỉnh định dạng: Tính năng tự động căn chỉnh trong Word có thể vô tình tạo ra khoảng trắng thừa khi sao chép hoặc chỉnh sửa văn bản.
• Font hoặc bộ gõ không tương thích: Một số font chữ hoặc bộ gõ tiếng Việt không tương thích có thể gây lỗi khoảng cách bất thường.
• Sao chép nội dung từ nguồn khác: Khi sao chép văn bản từ các tài liệu khác thì lỗi khoảng trắng thừa dễ xảy ra do định dạng không đồng nhất.
• Chỉnh sửa hoặc xóa văn bản không cẩn thận: Việc xóa từ hoặc ký tự không đúng cách có thể để lại khoảng trắng dư thừa mà bạn không nhận ra.

Sửa lỗi 2 dấu cách trong Word chỉ trong vài phút 

Nhiều người dùng thường gặp lỗi 2 dấu cách trong Word làm sai định dạng văn bản. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục tình trạng này đơn giản. Hướng dẫn chi tiết cách sửa lỗi 2 dấu cách trong Word cho từng các phiên bản khác nhau:  

Word 2010, 2013, 2016 và 2019

Sửa lỗi 2 dấu cách trong Word ở các phiên bản Word 2010, 2013, 2016 và 2019 không hề phức tạp như nhiều người nghĩ. Với những bước đơn giản bạn có thể nhanh chóng loại bỏ khoảng trắng thừa ngay trong giao diện của Microsoft Word. Và để rõ hơn, dưới đây từng bước thực hiện để khắc phục lỗi này: 

Bước 1: Mở Word lên sau đó chọn vào File đang gặp lỗi 2 dấu cách.

Bước 2: Truy cập File trên thanh công cụ tiếp tục chọn “Options” để mở hộp thoại “Word Options”.

Bước 3: Trong hộp thoại vừa mở chọn vào “Advanced” ở cột bên trái.

Bước 4: Tìm đến phần Cut, copy and paste và thực hiện một trong hai cách sau:

• Cách 1: Bỏ dấu tick trước mục “Use smart cut and paste” sau đó nhấn “OK” để sửa lỗi 2 dấu cách.

• Cách 2: Nhấn vào ô “Settings” bên phải mục “Use smart cut and paste”. Bỏ dấu tick tại ô “Adjust sentence and word spacing automatically”. Cuối cùng, chỉ cần nhấn vào “OK” để lưu thay đổi.

Word 2003 và 2007

các phiên Word 2003, 2007 đã khá cũ nhưng vẫn có cách để khắc phục lỗi 2 dấu cách. Mặc dù giao diện có khác so với các phiên bản mới nhưng bạn vẫn thực hiện dễ dàng. Hướng dẫn sửa lỗi 2 dấu cách trong Word với phiên bản này: 

Bước 1: Mở file Word bị lỗi 2 dấu cách nhấp vào biểu tượng “Microsoft Office” (góc trái trên màn hình) sau đó chọn “Word Options”.

Bước 2: Trong hộp thoại “Word Options” chọn thẻ “Advanced” ở danh sách bên trái.

Bước 3: Cuộn xuống đến phần “Cut, copy and paste” sau đó nhấp vào nút “Settings...”.

Bước 4: Trong hộp thoại “Settings” bỏ tích tại mục “Adjust sentence and word spacing automatically” rồi nhấn “OK” để áp dụng thay đổi.

Sử dụng Unikey

Nếu lỗi 2 cách trong Word bắt nguồn từ việc sử dụng bảng mã không phù hợp. Bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm Unikey với Toolkit để khắc phục. Chia sẻ các bước sửa lỗi 2 dấu cách trong Word hiệu quả:

Bước 1: Mở file Word có chứa lỗi cách chữ.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào biểu tượng “Unikey” sau đó chọn “Công cụ” (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F6).

Bước 3: Trong hộp thoại “Unikey Toolkit” thiết lập như sau:

• Nguồn: Chọn TCVN3 (ABC).
• Đích: Chọn Unicode.

Bước 4: Sau đó, nhấn nút “Chuyển mã”. Khi xuất hiện thông báo “Successfully converted RTF clipboard” nhấn “OK” để hoàn tất. Sau đó, dán văn bản đã được chuyển mã vào một file Word mới.

Xem thêm:

• Cách xóa khoảng trắng giữa các chữ, đoạn, dòng trong Word
• Bỏ túi cách khắc phục tình trạng file Word bị lỗi khoảng trắng

Những lưu ý khi sử dụng tránh lỗi 2 dấu cách

Lỗi 2 dấu cách trong Word có thể làm sai định dạng trình bày văn bản của bạn. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tránh được lỗi này nếu biết cách sử dụng công cụ soạn thảo đúng cách. Một vài lưu ý khi sử dụng để hạn chế được lỗi này: 

• Kiểm tra định dạng văn bản: Trước khi bắt đầu soạn thảo nên kiểm tra chọn định dạng phù hợp.
• Sử dụng bộ gõ tương thích: Sử dụng bộ gõ tiếng Việt và font chữ đang sử dụng tương thích với nhau để tránh xung đột gây lỗi giãn chữ.
• Hạn chế sao chép trực tiếp từ nguồn bên ngoài: Khi sao chép nội dung từ các tài liệu khác phải dán dưới dạng "Plain Text" để loại bỏ định dạng không cần thiết.
• Sử dụng tính năng kiểm tra lỗi: Tận dụng tính năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp tích hợp trong Word để phát hiện khoảng cách bất thường.

Câu hỏi thường gặp

Khi sửa lỗi 2 dấu cách trong Word chắc hẳn sẽ có nhiều người dùng còn rất nhiều câu hỏi về tình trạng này. Điểm các câu hỏi thường gặp: 

Việc sửa 2 dấu cách có ảnh hưởng đến định dạng văn bản không? 

Trả lời: Khi sửa lỗi 2 dấu cách sẽ có sự ảnh hưởng nhẹ đến định dạng nhưng mức độ tác động phụ thuộc vào cách khắc phục. Tuy nhiên, thao tác xóa thủ công gây ra những  thay đổi về font chữ, khoảng cách dòng và căn lề. 

Khi đã sửa xong lỗi 2 dấu cách có thể bị lại không? 

Trả lời: Việc xuất hiện lại lỗi 2 dấu cách sau khi đã khắc phục cũng khá cao. Do đó, để hạn chế bạn cần chú ý trong quá trình sử dụng để hạn chế lỗi này. 

Trên đây là FASTCARE đã hướng dẫn chi tiết cách sửa lỗi 2 dấu cách trong Word ở các phiên bản khác nhau. Với những thủ thuật trên bạn sẽ dễ dàng trình bày văn bản trong Word chuyên nghiệp hơn. Hãy thực hiện theo các bước trên đã được chia sẻ để chỉnh sửa văn bản hiệu quả hơn nhé!