Cách dùng các hàm đánh số thứ tự trong Excel mới và dễ nhất

Đánh số thứ tự trong Excel bằng tay đôi khi làm bạn mất rất nhiều thời gian. FASTCARE giới thiệu đến bạn các các hàm đánh số thứ tự trong Excel dễ dùng nhất.

Cách đánh số thứ tự tự động trong Excel giúp bạn xử lý dữ liệu và thống kê số liệu nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Việc dùng các hàm này không khó, hãy cùng FASTCARE học ngay các hàm đánh số thứ tự trong Excel này nhé! 

banner-fastcare-blog-desktop-tet-thay-pin-chua-850x200

Cách sử dụng các hàm đánh số thứ tự trong Excel

Thay vì dùng tay thủ công để đánh số thứ tự việc dùng hàm đánh số thứ tự trong Excel tự động được tiến hành bằng các hàm sau: 

Hàm đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng hàm ROW()-n

Đây là cách đánh số thứ tự nhanh chóng trong Excel. Dùng hàm Row()-n, trong đó, n là số thứ tự cần trừ đi để có thể đánh được số mong muốn tại hàng mà bạn đang đặt trỏ chuột. 

Ví dụ: bạn đang để chuột trỏ ở hàng 3, và muốn đánh số thứ tự là số 1, n lúc này sẽ là 2. Công thức lúc này sẽ là =Row()-2.  

Hàm đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng hàm ROW()-n

Theo ví dụ, yêu cầu là bạn hãy dùng Row()-n để đánh số thứ tự một số các loại quả có trong bảng 4. Bạn làm theo mình các bước đánh số như sau: 

Bước 1: Đặt công thức tính =ROW()-2 vào trong ô A3.

Hàm đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng hàm ROW()-n

Bước 2: Nhấn Enter cho ra kết quả là 1. 

Hàm đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng hàm ROW()-n B2

Bước 3: Bạn đặt trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô > Kéo xuống đến hết vị trí cần đánh số > Kết quả như sau: 

Hàm đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng hàm ROW()-n B3

Xem thêm:

  Khắc phục Excel bị ẩn cột A không unhide được nhanh chóng

  Excel 2016 không có hàm unique: Nguyên nhân và cách khắc phục

Hàm đánh số thứ tự theo nhóm trong Excel bằng hàm SEQUENCE 

Hàm SEQUENCE được biết đến là 1 hàm mới được giới thiệu trong phiên bản Excel 365. Hàm này cho phép người dùng tạo ra một mảng các số liên tiếp tuân theo theo một quy luật nào đó. 

Muốn dùng hàm này, bạn cần phải nhập công thức = SEQUENCE (số_hàng,số_cột,bắt_đầu,bước_nhảy) vào trong ô bạn cần bắt đầu đánh số > nhấn Enter. Lúc này, Excel sẽ tự động tạo ra,xuất hiện 1 mảng các số theo yêu cầu. 

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau: 

Yêu cầu trong ví dụ này là bạn sử dụng hàm SEQUENCE để đánh các số thứ tự tự động trong bảng eXcel trên.

Hàm đánh số thứ tự theo nhóm trong Excel bằng hàm SEQUENCE 

Cách làm như sau:

Bước 1: Tại ô A2 > Nhập công thức =SEQUENCE(7). Trong đó 7 là số hàng bạn cần đánh số thứ tự. 

Hàm đánh số thứ tự theo nhóm trong Excel bằng hàm SEQUENCE B1

Bước 2: Nhấn Enter > Excel lúc này sẽ tự động đánh số thứ tự từ 1 -  7 cho tên các loại trái cây trong bảng. 

Hàm đánh số thứ tự trong Excel - SUBTOTAL lồng với IF

Các hàm đánh số thứ tự trong Excel bao gồm hàm SUBTOTAL. Là một hàm thống kê cho phép bạn tính toán các giá trị như tổng, trung bình hay đếm,… cho một tập hợp các ô. Bạn có thể dùng hàm này lồng với hàm IF để đánh số thứ tự cho các hàng (row) theo 1 điều kiện nào đó. 

Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu như hình sau: 

Hàm đánh số thứ tự trong Excel - SUBTOTAL lồng với IF

Yêu cầu: Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với lệnh IF để đánh các số thứ tự theo trong bảng dữ liệu. Và đây là cách mình điền số thứ tự nhanh trong Excel:

Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô A2 > Nhập =IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2)).

Trong đó:

Function_num = 3:

Là hàm COUNTA trong SUBTOTAL dùng đếm số ô                                       không trống.

Ref1 =$B$2:B2:

Là vùng đã được tự động đánh số thứ tự. (Lưu ý: Bạn luôn phải nhớ khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới).

C3="";"" 

Khi giá trị ô C3 là rỗng > thì số thứ tự cũng sẽ là rỗng.

SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

Nếu ô C3 không rỗng tự động Excel sẽ dùng hàm SUBTOTAL.

Bước 2: Nhấn Enter > bạn có kết quả như bảng sau:

Hàm đánh số thứ tự trong Excel - SUBTOTAL lồng với IF b2

Một số lưu ý khi dùng các hàm đánh số thứ tự trong Excel

Khi bạn dùng các hàm để đánh số thứ tự trong Excel như mình ở trên, có một số điều bạn cần lưu ý thêm: 

Nên chọn hàm phù hợp với mục đích và tệp dữ liệu của bạn. Không nên áp dụng các hàm duy nhất cho tất cả các trường hợp.

Cần kiểm tra lại kết quả đảm bảo sau khi đánh số thứ tự sẽ không có sự nhầm lẫn hay một sai sót nào xảy ra.

Lưu lại bản sao của dữ liệu gốc cho chắc, trước khi bạn đánh số thứ tự, đôi khi bạn cần khôi phục lại nếu có vấn đề gì xảy ra.

Nếu dữ liệu quan trọng, bạn cần dùng đến các tính năng bảo vệ/ bảo mật để khóa các ô chứa công thức hoặc hàm. 

banner-fastcare-blog-desktop-tet-phu-kien-qua-tot-850x200

Trong bài viết này, mình đã giới thiệu đến bạn các hàm đánh số thứ tự trong Excel  nhanh và đơn giản và một số các lưu ý khi sử dụng. Hy vọng bạn sẽ làm việc với excel hiệu quả và tiện lợi hơn. Nếu bạn cần thêm các thủ thuật khác về iPhone, Laptop… hãy ghé trang của FASTCARE nhé!